Vakantiegeld en de berekening van vakantiegeld uitgelegd

Elke werknemer heeft recht op vakantiegeld. Dat is wettelijk vastgelegd. Maar de precieze hoeveelheid kan verschillen. Wil je als werkgever weten waar je aan toe bent, en dus graag het vakantiegeld van je werknemers berekenen? We zetten alle vereisten en ins en outs op een rij.

Werknemers bouwen vakantierechten op door te werken. Wie een jaar voltijds werkt gedurende vijf dagen per week, heeft het volgende jaar recht op 4 weken of 20 dagen betaald verlof.

De hoeveelheid vakantiegeld die een werknemer in België ontvangt, is afhankelijk van meerdere factoren. Werkgevers moeten de overheidsregels naleven als het op die berekening aankomt. 

Om te beginnen bestaat er enkel en dubbel vakantiegeld. Ook is de berekening voor bedienden anders dan die voor arbeiders. En wanneer de arbeidsvoorwaarden of -omstandigheden veranderen, zoals bij een ontslag of uitdiensttreding, wordt de zaak nog wat complexer.

In mei of juni ontvangen heel wat bedienden enkel of dubbel vakantiegeld. Bij het opnemen van een vakantiedag betaalt de werkgever het loon door. Dat is het enkel vakantiegeld. Het dubbel vakantiegeld is het geld dat de werkgever eenmaal per jaar uitbetaalt aan de werknemer. Bij een volledig gepresteerd werkjaar gaat het dan om 92% van het maandloon. 
Heeft de werknemer niet het hele jaar gewerkt, dan bedraagt het dubbel vakantiegeld 1/12e van elke gewerkte maand, en dat bij elkaar opgeteld. Op enkel vakantiegeld betaal je als werkgever ongeveer 30% RSZ-bijdragen, op dubbel vakantiegeld niets.

Arbeiders ontvangen hun vakantiegeld tussen 2 mei en 30 juni. Dit bedraagt ongeveer 15,38% van het brutoloon tijdens het vakantiejaar. Arbeiders krijgen hun vakantiegeld niet rechtstreeks van jou als werkgever, maar van de Rijksdienst Jaarlijkse Vakantie (RJV). Dit wordt gefinancierd door de werkgeversbijdragen op het brutoloon. Je ontvangt per kwartaal en jaarlijks een factuur van de RSZ hiervoor. 
Op hoeveel wettelijke vakantiedagen heeft je werknemer recht? Je leest er hier meer over.

Bedienden met een vast loon krijgen in het geval van enkel vakantiegeld het normale loon tijdens hun vakantiedagen. Dat wordt gewoon uitbetaald op het moment dat de medewerker die vakantiedag(en) opneemt. In het geval van dubbel vakantiegeld is dit een toeslag om de vakantiekosten te dekken. Het vakantiegeld bedraagt 92% van het brutomaandloon.

Opgelet: bij bedienden met een variabel loon verloopt de berekening anders. Je neemt dan het dagelijks gemiddelde van het loon dat hij of zij tijdens de 12 maanden voorafgaand aan de hoofdvakantiemaand verdiende als basis. Bij enkel vakantiegeld gaat het om 8% van het bruto variabel loon, bij dubbel vakantiegeld is het 7,67%. Ook hier betaal je ongeveer 30% RSZ-bijdragen op het enkel vakantiegeld. 

Het vakantiegeld van een werknemer wordt mede bepaald door de uitbetalingen van de vorige werkgever. Lees meer over het opstellen van een arbeidscontract voor nieuwe werknemers.

Arbeiders die als uitzendkracht werken, krijgen hun vakantiegeld in één keer van de RJV. Bedienden die als uitzendkracht werken, krijgen bij elke uitbetaling van hun loon door het uitzendbureau vakantiegeld onder de noemer ‘vertrekvakantiegeld’.

Wanneer er een prestatiebreuk plaatsvindt – er wordt iets gewijzigd aan het urencontract van een werknemer – moeten de vakantierechten ook herberekend worden. Het is belangrijk dat dit secuur wordt gedaan om fouten te voorkomen. Je moet het beginsaldo opnieuw bepalen én de al opgenomen vakantiedagen van het vorige stelsel in ogenschouw nemen.

Als een werknemer ontslag krijgt of neemt, heeft die nog altijd recht op vakantiegeld. Dit wordt ook wel vertrekvakantiegeld genoemd. Het vertrekvakantiegeld bestaat uit het ‘saldo vakantiegeld’ (wat je als werkgever moet uitbetalen als je werknemer nog niet al zijn vakantiedagen opnam en/of het dubbel vakantiegeld nog niet werd uitbetaald) en het ‘vervroegd vakantiegeld’ (de uitbetaling van de opgebouwde vakantierechten van het komende jaar). Voor beide betalingen maak je een attest op voor de bediende. Als hij of zij bij een andere werkgever aan de slag gaat, worden de uitbetalingen verrekend op basis van de attesten.

Vertrekvakantiegeld bedraagt 15,34% van het verdiende brutoloon, waarvan de helft enkel en de helft dubbel vertrekvakantiegeld. Je betaalt hier een socialezekerheidsbijdrage op. Opgelet: op 6,8% van de 7,67% dubbel vertrekvakantiegeld kun je 13,07% inhouden. Je hoeft hierop dan geen patronale bijdragen te betalen. Voor de overgebleven 0,87% hoeft de werknemer geen socialezekerheidsbijdrage te betalen. 

Treedt je werknemer uit dienst? Bereken hoeveel ontslagvergoeding je moet betalen.

Elk jaar krijg je als werkgever een RSZ-factuur voor het vakantiegeld van de arbeiders die je tewerkstelt. Onthoud dat je voor arbeiders geen rechtstreeks vakantiegeld hoeft te betalen, maar voor je bedienden wel. Het brutoloon van arbeiders dekt maar 48 weken en voor de overige vier weken hoef je geen loon te betalen, maar je betaalt wel een verhoging van 108% op het brutoloon aan de RSZ zodat het vakantiegeld uiteindelijk correct uitbetaald kan worden door de vakantiekas. Ook betaal je elk kwartaal een sponsorbedrag voor het vakantiegeld van je arbeiders en elk jaar een extra percentage op hun bruto loonmassa. Per kwartaal is dat 5,57% en per jaar 10,27%.

Een goed voorbereide werkgever telt voor twee. Zorg ervoor dat je een provisie of voorziening aanlegt in afwachting van de betaling van de vakantiegeldkosten. Hierdoor sta je niet voor verrassingen in de periode mei-juni. Fijn om te weten: zolang je de grenzen van deze wettelijk toegestane buffer respecteert, is de provisie fiscaal aftrekbaar.