Heures supplémentaires : quelles règles devez-vous respecter ?

Heures supplémentaires et paiement : que pouvez-vous faire ou non ? Quelles conditions devez-vous respecter en tant qu’employeur ? Et qu’en est-il du travailleur ? Nous vous expliquons ci-dessous les règles relatives aux heures supplémentaires.

Selon la réglementation belge concernant la durée du travail, votre travailleur ne peut pas prester plus de 8 heures par jour ou 40 heures par semaine en principe. Il est possible de déroger à ces limites normales dans certaines circonstances (p. ex. petite flexibilité). Votre travailleur dépasse malgré tout les limites normales (éventuellement repoussées) ? Dans ce cas, ces heures comptent comme des heures supplémentaires.

En principe, la limite pour la prestation d'heures supplémentaires est fixée à 50 heures par semaine et à 11 heures par jour. Il existe toutefois quelques exceptions à cette règle, comme dans certains cas de force majeure. Si un travailleur preste des heures supplémentaires afin de gérer un accident, aucun maximum absolu ne s’applique par exemple.
 
Tenez également compte de la limite interne d’heures supplémentaires de 143 heures. Ce nombre est peut-être plus élevé dans votre secteur. Cette restriction a été créée afin d’éviter un cumul illimité des heures supplémentaires. Votre travailleur atteint le nombre maximal de 143 heures supplémentaires outre la durée du travail hebdomadaire moyenne ? Dans ce cas, vous devez lui octroyer un repos compensatoire avant qu’il puisse à nouveau prester des heures supplémentaires.

La différence entre les heures en plus à récupérer et les heures supplémentaires est la suivante : en cas d’heures en plus à récupérer, il s’agit d’un travailleur à temps partiel qui s’écarte de son horaire sans dépasser la limite quotidienne ou hebdomadaire à temps plein. En cas d’heures en plus à récupérer, le travailleur à temps partiel preste donc d’autres heures que celles convenues dans son contrat. Cependant, il preste toujours moins d’heures que son collègue à temps plein. Dans le cas contraire, il s’agit d’heures supplémentaires.

En vertu de la réglementation stricte en Belgique, votre personnel ne peut prester des heures supplémentaires que dans des situations spécifiques :

• Pendant les travaux préparatoires et complémentaires
• Pendant les travaux de transport, de chargement et de déchargement
• Pendant les travaux sur des matières soumises à altération rapide
• Pendant les travaux dont le temps d'exécution ne peut être déterminé
• Pendant les travaux d'inventaire et de bilan
• Pendant un surcroît extraordinaire de travail
  • Pendant des travaux justifiés par une nécessité imprévue
  • Pour faire face à un accident survenu ou imminent
  • Pour exécuter une réparation urgente aux machines ou au matériel (force majeure)

Les heures supplémentaires volontaires sont autorisées sans que les circonstances susmentionnées ne se présentent (et puissent être démontrées) à condition d’avoir un accord écrit avec votre travailleur. Cet accord écrit est valable 6 mois. Vous pouvez ensuite le prolonger en concertation avec votre travailleur. Votre travailleur peut prester maximum 120 heures supplémentaires volontaires en plus par année civile. Les secteurs peuvent augmenter ce nombre jusqu’à 360 maximum.

Le nombre d’heures qui peuvent être prestées en tant qu’heures supplémentaires a été temporairement étendu dans le passé  sous la dénomination « Heures supplémentaires de relance ». La possibilité d'effectuer 120 heures supplémentaires de relance a existé comme mesure temporaire jusqu'au 31 décembre 2022 et a été réintroduite du 1er juillet 2023 au 30 juin 2025. Vous en apprendrez davantage ici.

En règle générale, votre travailleur prend les heures supplémentaires ultérieurement à titre de repos compensatoire. De cette manière, le nombre moyen d’heures de travail par semaine reste égal pendant la période de référence définie au préalable. Il existe toutefois des exceptions à cette règle :

• Votre travailleur ne peut en principe pas récupérer des heures supplémentaires volontaires avec un repos compensatoire. Ces heures sont toujours payées.
  Attention : les heures supplémentaires volontaires ont été prestées un dimanche ou un jour férié ? Dans ce cas, le repos compensatoire est nécessaire en raison de l’occupation le dimanche ou le jour férié. Sur les 120 heures supplémentaires volontaires, 95 doivent être imputées sur la limite interne. Le secteur peut réduire ce nombre jusqu’à 60. Cela limite donc les possibilités de faire appel à d’autres heures supplémentaires.
• En cas de nécessité imprévue ou de surcroît extraordinaire de travail, votre travailleur peut demander le paiement des heures supplémentaires
  ­– jusqu’à un maximum de 91 ou 130 heures supplémentaires par an. Quelques secteurs le permettent même jusqu’à un maximum de 143 heures supplémentaires.

Toutes les heures supplémentaires ne donnent donc pas droit à un sursalaire. Vous ne payez un sursalaire que si votre travailleur travaille plus de 9 heures par jour ou 40 heures par semaine (ou au-delà des limites repoussées). Votre travailleur a droit à un sursalaire et ces heures supplémentaires coïncidaient avec des jours de la semaine ou un samedi ? Dans ce cas, vous payez généralement le salaire horaire de base plus 50 % de ce salaire horaire. Le travail supplémentaire a eu lieu un dimanche ou un jour férié ? Le sursalaire s’élève alors à 100 % du salaire horaire normal. Attention : les secteurs peuvent définir des suppléments plus élevés.

S’agit-il d’heures supplémentaires pour lesquelles vous avez l’obligation de payer un sursalaire ? Vous bénéficiez alors d’un avantage fiscal jusqu’à un maximum de 180 heures (augmentation temporaire au lieu de 130 heures). Dans l’horeca, cet avantage vaut même jusqu’à un maximum de 360 heures supplémentaires.