La fin de l'année approche : le transfert des jours de congé est-il nécessaire pour votre travailleur ?

Avec un arrêté royal du 8 février 2023, notre réglementation belge sur les vacances annuelles a été profondément modifiée. Après des pressions répétées de l'Europe, deux interventions ont été faites pour aligner les règles belges sur la directive européenne sur le temps de travail. Vous pouviez déjà lire sur notre site web lors de la publication de cet arrêté que :

• un droit au report des congés a été introduit, lorsqu'un travailleur tombe malade pendant ses congés, ou lorsqu'il ne peut pas prendre un autre type de suspension de la liste limitative pendant ses congés,
• et un droit au transfert, lorsque le travailleur n'a pas pu prendre ses congés à la fin de l'année en raison d'une suspension de cette même liste limitative.

Ces modifications sont entrées en vigueur le 1er janvier 2024, mais en pratique, vous devrez agir pour la première fois lors du traitement des salaires de décembre si l'un de vos employés se trouve dans cette situation. Nous vous rappelons donc les principes du transfert des congés et les conséquences pour vos travailleurs.

Le transfert est-il possible ?

La réglementation sur les vacances anuelles stipule que vous devez payer les jours de congé à un employé qui, à la fin de l'année de congé, c'est-à-dire le 31 décembre, n'a pas pu prendre tous ses jours de congé en raison de l'une des suspensions suivantes :

• accident du travail ou maladie professionnelle ;
• maladie ou accident de droit commun ;
• congé de maternité, ainsi que le congé de naissance de remplacement en cas d'hospitalisation ou de décès de la mère ;
• congé prophylactique (mais pas l’écartement du travail des travailleuses enceintes/récemment accouchées en raison d'un risque pour la santé) ;
• congé de naissance pour le père ou le co-mère ;
• congé d'adoption ;
• congé de soins d’accueil ;
• congé parental d'accueil.

La disposition est très sommaire et doit être interprétée de manière restrictive. Qu'est-ce que cela signifie ? Que, en raison de l'une des suspensions, il doit être absolument impossible de prendre des congés. Nous donnons quelques exemples pour clarifier. Si vous doutez qu'une des situations dans votre organisation donne lieu à un transfert, contactez votre gestionnaire de dossier.

Exemples :

• Une employée prend son repos de maternité le 3 décembre 2024 et sera absente pendant 15 semaines. Les jours de congé qu'elle n'a pas encore pris sont payés et elle peut les prendre en 2025 ou en 2026.
   
• Un employé est absent en raison d'un accident du travail survenu le 14 novembre. Il revient travailler le 23 décembre. Il travaille une semaine de cinq jours et, pendant la semaine restante, il devra prendre les 4 jours de congé qu'il avait encore. Il n'est pas impossible de les prendre, sauf si vous pouvez prouver qu'il est absolument nécessaire pour cet employé de travailler cette semaine. Une forte activité dans l'entreprise n'est pas considérée comme une raison rendant absolument nécessaire ces prestations.
   
• Une employée a repris le travail progressivement le 1er octobre après une période de maladie. La reprise progressive du travail ne donne pas lieu à un transfert. L'employée peut prendre les jours de congé qu'elle a encore pendant la période de reprise progressive. Les jours de congé qui ne peuvent pas être pris en raison de la réduction du temps de travail doivent être payés, comme c'est le cas lors d'un décompte de décembre, par exemple. Mais cette employée ne peut pas prendre les jours au cours des deux années suivantes.

À quoi devez-vous penser ?

Le droit au transfert s'applique tant aux ouvriers qu'aux employés. Pour les ouvriers, il n'y aura pas de paiement des jours de vacances en décembre, car ils ont déjà reçu leur pécule de vacances plus tôt dans l'année de la part de l'ONVA ou de la caisse de vacances.

Seuls les jours de vacances annuelles peuvent être transférés. Les jours de congé extralégaux ou supplémentaires, les jours de vacances-jeunes ou  de vacances-seniors et les jours de congé européens ne sont pas transférables.

Vous payez les jours de vacances restants aux employés et ce paiement est soumis aux cotisations de sécurité sociale. Lorsque votre employé décide de prendre ces jours en 2025 ou 2026, les jours pris sont non rémunérés. Si votre employé quitte l'entreprise, vous mentionnez les jours sur l'attestation de vacances. Dans notre traitement des salaires, ces jours seront enregistrés dans un compteur séparé et ainsi mentionnés sur l'attestation.

Le paiement des jours de congé en décembre 2024 (ou en décembre de l'une des années suivantes) ne fera pas partie de la notion de salaire lorsqu'une déclaration de risque social (ZIMA ou WECH) doit être faite pour le travailleur concerné. Lors de la prise de l'un des jours transférés, le gouvernement calculera un salaire fictif pour ces jours.