Het eindejaar nadert: is overdracht van vakantiedagen nodig voor jouw werknemer?

Met een koninklijk besluit van 8 februari 2023 werd onze Belgische vakantiereglementering ingrijpend gewijzigd. Na herhaald aandringen door Europa, werd op twee vlakken ingegrepen om de Belgische regels in overeenstemming te brengen met de Europese arbeidstijdenrichtlijn. Je kon bij publicatie van dat besluit al lezen op onze website dat:

• er een recht op uitstel van vakantie werd ingevoerd, wanneer een werknemer ziek wordt tijdens zijn vakantie, of wanneer hij tijdens de vakantie een andere schorsing uit een limitatieve lijst niet kan nemen
• en een recht op overdracht, wanneer de werknemer aan het einde van het jaar zijn vakantie niet kon opnemen, omwille van een schorsing uit diezelfde limitatieve lijst.

Deze wijzigingen traden al in werking op 1 januari 2024, maar in de praktijk zal je met de loonverwerking van december voor de eerste keer actie moeten ondernemen indien blijkt dat een van je werknemers zich in deze situatie bevindt. We brengen jou daarom graag nog eens in herinnering wat de principes zijn rond overdracht van vakantie en wat de gevolgen zijn voor je werknemer.

Is overdracht mogelijk?

De vakantiereglementering zegt dat je de vakantiedagen moet uitbetalen aan een bediende die op het einde van het vakantiejaar, 31 december dus, niet al zijn vakantiedagen heeft kunnen opnemen omwille van een van volgende schorsingen:

• arbeidsongeval of beroepsziekte;
• ziekte of ongeval van gemeen recht
• moederschapsrust, en ook het vervangende geboorteverlof in geval van hospitalisatie of overlijden van de moeder;
• profylactisch verlof (maar niet preventieve werkverwijdering van zwangere/pas bevallen werknemers omwille van een gezondheidsrisico op het werk);
• geboorteverlof voor de vader of mee-ouder;
• adoptieverlof;
• pleegzorgverlof en pleegouderverlof.

De bepaling is zeer summier en moet restrictief geïnterpreteerd worden. Wat wil dat zeggen? Dat het omwille van een van de schorsingen absoluut onmogelijk moet zijn om vakantie op te nemen. We geven enkele voorbeelden om het wat duidelijker te maken. Twijfel je of een van de situaties die zich voordoet in jouw organisatie aanleiding geeft tot overdracht, neem dan zeker contact op met je dossierbeheerder. 

Bijvoorbeeld

• Een werkneemster gaat in moederschapsrust op 3 december 2024 en zal 15 weken afwezig zijn. De dagen vakantie die ze nog niet had opgenomen, betaal je uit en ze kan deze opnemen in 2025 of in 2026.
   
• Een werknemer is afwezig omwille van een arbeidsongeval, voorgevallen op 14 november. Hij komt 23 december terug werken. Hij werkt in een vijfdagenweek en in de week die er nog rest, zal hij de 4 vakantiedagen die hij nog had staan moeten opnemen. Er is geen onmogelijkheid om deze op te nemen, tenzij je kan aantonen dat het absoluut noodzakelijk is voor deze werknemer om nog prestaties te leveren in die week. Grote drukte in de onderneming wordt niet beschouwd als een reden die prestaties absoluut nodig maakt. 
   
• Een werkneemster heeft op 1 oktober progressief het werk hervat na een periode van ziekte. Progressieve werkhervatting geeft geen aanleiding tot overdracht. De werkneemster kan de vakantiedagen die ze nog heeft opnemen in de periode van progressieve werkhervatting. De vakantie die niet kan opgenomen worden door de lagere breuk tewerkstelling, moet je wel uitbetalen, zoals het geval is bij een decemberafrekening bijvoorbeeld. Maar de dagen de komende twee jaren opnemen kan deze werkneemster niet. 

Waar moet je aan denken?

Het recht op overdracht geldt zowel voor arbeiders als voor bedienden. Voor arbeiders zal er geen uitbetaling van de vakantiedagen gebeuren in december aangezien ze hun vakantiegeld eerder in het jaar al kregen van de RJV of de vakantiekas. 

Enkel de wettelijke vakantiedagen kunnen overgedragen worden. Extralegale of bijkomende vakantiedagen, jeugd- of seniorvakantiedagen en dagen Europese vakantie zijn niet overdraagbaar. 

Je betaalt de nog openstaande vakantiedagen uit aan de bedienden en deze betaling is RSZ-onderworpen. Wanneer je werknemer-bediende beslist deze dagen op te nemen in 2025 of 2026, zijn de opgenomen dagen onbetaald. Gaat je bediende uit dienst, dan vermeld je de dagen op het vakantie-attest. In onze loonverwerking zullen deze dagen in een aparte teller opgenomen worden en zo op het attest vermeld worden. 

De uitbetaling van de vakantiedagen in december 2024 (of in december van een van de volgende jaren) zal geen deel uitmaken van het loonbegrip wanneer er een aangifte sociaal risico (ZIMA of WECH) moet gebeuren voor de betrokken werknemer. Bij opname van een van de overgedragen dagen, zal de overheid een fictief loon berekenen voor die dagen.