Mettre en place un bon système d’enregistrement du temps

La journée de travail traditionnelle de 9 heures à 17 heures est aujourd’hui impensable pour de nombreux travailleurs. Nous ne sommes plus présents au bureau à des heures fixes, les collaborateurs ont de plus en plus leur mot à dire sur leurs horaires de travail et les organisations s’orientent progressivement vers un travail ne dépendant ni du lieu ni de l’heure. 

Le deal pour l’emploi aborde également explicitement la flexibilité : le délai de communication des horaires de travail des travailleurs ayant des horaires irréguliers est par exemple passé de 5 à 7 jours, les travailleurs ont la possibilité d’effectuer un travail à temps plein en 4 jours et peuvent bénéficier d’un régime hebdomadaire variable. 

En plus de cela, le gouvernement a annoncé l’élargissement du statut flexi. Pour l’instant, seuls les entreprises du secteur de l’horeca et les détaillants peuvent bénéficier de cette réglementation. Ce changement entrera en vigueur en janvier 2023 : les flexi-jobs seront alors également possibles dans les secteurs de l’agriculture, de l’horticulture, du sport, de la culture, de l’événementiel et des soins.

Si la flexibilité du travail présente des avantages pour l’employeur et le travailleur, elle entraîne aussi des défis supplémentaires en termes de planification et d’administration du personnel. Un système d’enregistrement du temps efficace et automatisé peut aider à obtenir un récapitulatif fiable.

Actuellement, il n’existe pas d’obligation générale d’enregistrement du temps. Dans les organisations faisant notamment usage d’horaires flottants, l’utilisation d’un système d’enregistrement du temps est bel et bien obligatoire. 

Pourtant, l’enregistrement du temps ne représente pas une valeur ajoutée que pour les entreprises dans lesquelles il est obligatoire, il peut se révéler essentiel pour d’autres sociétés également. Condition : l’utilisation d’un outil automatisé digne de ce nom.  

À l’heure actuelle, comment les employeurs enregistrent-ils les heures de travail de leurs collaborateurs ? Et de quelle manière établissent-ils le planning du personnel ? Nous avons posé la question à 550 organisations. 

Il est intéressant de noter que plus d’un quart (27 %) des employeurspréfèrent aujourd'huil'enregistrement du temps sur papier. Cette façon désuète d’enregistrer le temps permet aux collaborateurs d’enregistrer leurs propres heures. C’est sur cette base qu’ils sont rémunérés pour leurs heures de travail. Même si l’on peut partir du principe que votre personnel est digne de confiance, une erreur est vite arrivée.

Voici d’autres manières dont les employeurs enregistrent le temps : 

• dans un fichier Excel (10 %)
• via un système de badges ou une pointeuse (9 %) 
• dans un outil (6 %) 
• autres (5 %) 

Seuls 6 % des organisations utilisent un outil d’enregistrement du temps de travail. Près de la moitié (47 %) des employeurs interrogés déclarent ne pas enregistrer les heures de travail. Beaucoup reste donc à améliorer.

L’enregistrement du temps numérique et automatisé présente de nombreux avantages : 

• Un système d’enregistrement du temps est neutre et crée un climat de confiance. 
• Il est facile de programmer les jours de congés et autres absences. 
• Cela vous permet d’obtenir une vue d’ensemble de la planification de votre personnel en un coup d’œil. 
• Vous automatisez et optimisez vos processus RH et l’administration des salaires. 
• Vous économisez du temps et de l’argent. 

De plus, un système d’enregistrement du temps favorise la flexibilité au sein de votre organisation. En effet, il s’agit d’un outil formidable pour faire correspondre sans effort les besoins de vos collaborateurs individuels et la productivité planifiée.