Een nieuw wettelijk kader voor private opsporing: impact op de werkvloer?

Welke activiteiten vallen onder deze wet?

Deze wet is van toepassing op “activiteiten van private opsporing”. Dat zijn activiteiten die aan élk van de volgende voorwaarden voldoen:

• De activiteit wordt uitgevoerd door een natuurlijk persoon in opdracht van een opdrachtgever.
  De opdrachtgever kan bijvoorbeeld een onderneming zijn die werknemers tewerkstelt.
• Bij de activiteit wordt informatie verwerkt over natuurlijke of rechtspersonen of over de toedracht van feiten die zij begaan hebben.
• De activiteit heeft als doel om inlichtingen te bezorgen aan de opdrachtgever om zijn belangen in het kader van een (effectief of mogelijk) conflict te vrijwaren of om verdwenen personen of verloren of gestolen voorwerpen op te sporen.
  In de voorbereidende werken staat dat pre-employment screenings door een personeelsdienst die erin bestaan dat over een sollicitant informatie wordt ingewonnen op het internet, bij vroegere werkgevers of bij de door de betrokkene opgegeven referentiepersonen bijgevolg niet beschouwd worden als activiteiten van private opsporing.
• De activiteit valt niet onder één van de wettelijke uitsluitingsgronden.
  Zijn onder meer uitgesloten: de activiteiten ter uitvoering van wettelijke verplichtingen of opdrachten van de opdrachtgever die zelf niet private opsporing als doel hebben. De voorbereidende werken geven als voorbeelden het onafhankelijk onderzoek van de preventieadviseur in het kader van de wetgeving over de bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk, en de onderzoeksactiviteiten in het kader van de regelgeving over klokkenluiders. Maar opgelet: deze uitsluiting geldt niet als de onderzoeksresultaten verder voor andere doeleinden worden gebruikt.
  De wetgever is niet ingegaan op de vraag van de Nationale Arbeidsraad om daden van toezicht in het kader van het werkgeversgezag uitdrukkelijk uit te sluiten. Dit zal dus geval per geval moeten worden afgewogen.

Wie mag deze activiteiten van private opsporing verrichten?

Activiteiten van private opsporing mogen enkel worden verricht door:

• vergunde interne diensten voor private opsporing; en
• vergunde ondernemingen voor private opsporing (het gaat om externe dienstverleners).

Interne diensten voor private opsporing zijn diensten of afdelingen binnen een onderneming die structureel activiteiten van private opsporing uitoefenen in opdracht van de onderneming zelf. De voorbereidende werken preciseren dat “structureel” betekent dat de activiteit vervat is in de taakbedeling van minstens één medewerker.

Deze diensten en ondernemingen voor private opsporing moeten niet alleen vergund zijn. De personen die deze diensten en ondernemingen leiden en de private onderzoekers die voor deze diensten en ondernemingen werken moeten aan een hele reeks wettelijke vereisten voldoen. Zij moeten ook titularis zijn van een identificatiekaart die wordt uitgereikt door de FOD Binnenlandse Zaken. De wet voorziet wel in overgangsbepalingen.

De leden van een personeelsdienst die in het kader van een incidentenonderzoek op structurele wijze activiteiten van private opsporing verrichten ten laste van eigen werknemers van het bedrijf en dit ten behoeve van het bedrijf zelf, moeten de wet ook naleven, maar zijn vrijgesteld van de verplichtingen op het vlak van vergunning en identificatiekaart. De voorbereidende werken geven de volgende voorbeelden van een incidentenonderzoek: een onderzoek na vaststelling of vermoeden van inbreuken dat onder meer kan omvatten: de analyse van camerabeelden, het opvragen en onderzoeken van data inzake toegangscontrole, het uitlezen van elektrische sloten of badge-readers, bevraging van collega’s, enz.

Wat zijn andere belangrijke aandachtspunten uit deze wet?

• Iedere onderneming en interne dienst voor private opsporing moet een interne of externe DPO (functionaris voor gegevensbescherming) hebben.
• Tenzij de nieuwe wet het toelaat, mogen private onderzoekers geen middelen, methodes, procedures of dwangmaatregelen gebruiken die geregeld zijn voor personen met politiebevoegdheid, voor de gerechtelijke veiligheids- en inlichtingendiensten, en voor bewakingsagenten.
  Er zijn ook verboden onderzoekdomeinen, zoals bijvoorbeeld politieke opvattingen, gezondheidsgegevens (hierop zijn wel bepaalde uitzonderingen mogelijk), gegevens over lidmaatschap van vakbonden of ziekenfondsen en sociale conflicten.
• Voor private opsporingsactiviteiten in de vorm van een interview gelden uitgebreide bijkomende voorwaarden. Zo moet de bevraagde persoon eerst schriftelijk instemmen met het interview en op voorhand uitgebreide informatie ontvangen.
• Vóór elke opdracht moeten de opdrachtgever en opdrachthouder een schriftelijk onderzoeksopdrachtdocument ondertekenen dat bepaalde verplichte vermeldingen bevat, waaronder een nauwkeurige en uitdrukkelijke omschrijving van de gerechtvaardigde belangen van de opdrachtgever.
  Als de opdrachtgever ook de werkgever van de private onderzoeker is, is geen onderzoeksopdrachtdocument nodig, maar moet de private onderzoeker een opdrachtenregister bijhouden.
• De opdrachthouder moet ten laatste één maand na de laatste onderzoekverrichting een schriftelijk onderzoeksrapport opleveren aan de opdrachtgever.
  De opdrachtgever heeft dan 30 dagen de tijd om aan de opdrachthouder schriftelijk te laten weten of hij al dan niet gevolg zal geven aan het eindrapport. Geeft de opdrachtgever er geen gevolg aan, dan moet hij alle gegevens vernietigen. Geeft de opdrachtgever wel gevolg aan het eindrapport en/of de daarin verwerkte persoonsgegevens, dan moet de opdrachthouder de betrokkene en elke andere identificeerbare persoon eerst inlichten. De opdrachtgever mag de informatie niet gebruiken vooraleer de betrokken personen hun rechten op inzage, aanvulling, verbetering of verwijdering van persoonsgegevens hebben kunnen uitoefenen.
• Wie de wet overtreedt, riskeert een administratieve geldboete, al dan niet na een waarschuwing. Sommige overtredingen leiden tot de nietigheid van de onderzoeksbevindingen.
• De ondernemingen, interne diensten en opleidingsinstellingen voor private opsporing moeten een retributie en administratieve kosten betalen.

Waar moeten werkgevers bovendien nog rekening mee houden?

• Als een onderneming intern niet-structureel speurwerk naar eigen werknemers verricht, valt dit buiten de wet. Uiteraard moet daarbij wel de andere toepasselijke wetgeving worden nageleefd, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
• Als een werkgever speurwerk naar eigen werknemers laat verrichten dat wél onder de wet valt, dan moet deze werkgever op voorhand een intern onderzoekreglement invoeren. In dat reglement moeten de toelating vanwege de werknemers tot activiteiten van private opsporing vervat zitten, alsook duidelijke en transparante regels over welke speuractiviteiten op de werkvloer mogen plaatsvinden en hoe deze verlopen.
  Werkgevers hebben een termijn van twee jaar te rekenen vanaf de inwerkingtreding van de wet, dus tot en met 15 december 2026, om zo’n reglement te implementeren. Werkgevers die deze termijn niet respecteren, zullen na deze termijn geen activiteiten van private opsporing meer kunnen verrichten ten aanzien van hun werknemers.
  Dit reglement kan de vorm aannemen van een policy en moet het voorwerp uitmaken van een voorafgaandelijke informatie en consultatie van de ondernemingsraad. Als er geen ondernemingsraad is, maar wel een vakbondsafvaardiging, dan is het aanbevolen om de vakbondsafvaardiging hierover te informeren.

Inwerkingtreding

Deze wet is in werking getreden op 16 december 2024.

_{Bron:
Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing, BS 6 december 2024
Advies nr. 2.399 van 19 december 2023 van de Nationale Arbeidsraad}