Een ziektebriefje: hier let je best op als werkgever

Het kort ziekteverzuim, waarbij werknemers minder dan een week afwezig zijn door ziekte, lijkt terug af te nemen, zo’n 0.2% minder ten opzichte van 2022. Sinds eind 2022 is het namelijk mogelijk om drie keer per jaar één dag afwezig te zijn wegens ziekte zonder hiervoor een ziektebriefje te moeten bezorgen. Bedrijven met minder dan 50 werknemers kunnen hier wel van afwijken. Buiten deze vrijstellingsregeling blijft de regel: wie ziek is, brengt een ziektebriefje binnen als een cao of het arbeidsreglement dit oplegt, of als je dit als werkgever vraagt. Wat moet er nu precies allemaal vermeld staan in zo’n ziektebriefje? Allereerst moet het ziektebriefje door een arts ondertekend worden, met vermelding van de identificatiegegevens van de arts: de naam, de voornaam en het RIZIV-nummer.

• dat je werknemer arbeidsongeschikt is;
• de waarschijnlijke duur van de arbeidsongeschiktheid;
• of je werknemer zich voor de controle van zijn arbeidsongeschiktheid al dan niet naar een andere plaats mag begeven.

Via een cao of je arbeidsreglement kunnen bijkomende vermeldingen in het ziektebriefje worden opgelegd, zoals:

• de aanvangsdatum van de arbeidsongeschiktheid,
• het type arbeidsongeschiktheid (ziekte, ongeval in het privéleven, arbeidsongeval, enz.),
• of het gaat om eerste getuigschrift, verlenging of nieuwe arbeidsongeschiktheid.

• vermeldingen die onder het medisch beroepsgeheim vallen, zoals bijvoorbeeld welke ziekte je werknemer heeft;
• Het ziektebriefje moet zijn opgesteld in een voor jou begrijpelijke taal.

Staan de verplichte vermeldingen niet in het ziektebriefje, dan hoef je als werkgever geen rekening te houden met het ziektebriefje. Je werknemer is dan niet in orde, en je kan je werknemer het gewaarborgd loon ontzeggen totdat je werknemer je een geldig ziektebriefje bezorgt. Spreek je werknemer hierover aan, en leg hem uit wat zijn verplichtingen zijn.

Daarnaast kan je beslissen om aan je werknemer een sanctie op te leggen uit het arbeidsreglement. Bij herhaaldelijke overtredingen zou je zelfs een ontslag om dringende redenen kunnen overwegen. Hier moet wel voorzichtig mee worden omgesprongen: zo moet je er op voorhand voor zorgen dat je voldoende bewijs hebt van de feiten die je als dringende reden wilt inroepen. Bekijk hier het mini-webinar over veelvuldige ziekte als reden tot ontslag. Ook moet je kunnen aantonen dat de fout van je werknemer jullie verdere samenwerking onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt.

Overweeg je een ontslag om dringende redenen? Laat je op voorhand bijstaan door onze juridische experts van Acerta Consult.

Dan staaft het ziektebriefje de arbeidsongeschiktheid van je werknemer niet, en is er geen recht op gewaarborgd loon. Het gaat om een ongewettigde afwezigheid van je werknemer. Hiertegen kan je optreden met een sanctie uit het arbeidsreglement, of zelfs met een ontslag om dringende reden. Overigens is valsheid in geschriften een misdrijf waartegen je verdere stappen kunt ondernemen. Zorg er wel voor dat je over voldoende bewijzen beschikt, en dat je je juridisch laat bijstaan.

Bij twijfel over de echtheid van de handtekening op het ziektebriefje, kun je contact opnemen met de arts, die de echtheid van het ziektebriefje kan bevestigen of ontkennen, zonder andere gezondheidsgegevens van de patiënt te onthullen.

De basisregel is dat je werknemer het ziektebriefje moet indienen binnen de twee werkdagen vanaf de dag waarop zijn arbeidsongeschiktheid start. Ook zaterdag telt als werkdag.

Hierop gelden de volgende nuances:

• Via een cao of je arbeidsreglement kan je de deadline voor het indienen van het ziektebriefje verlengen. Een kortere deadline dan de wettelijke deadline opleggen aan je werknemers, mag dan weer niet;
• Er kunnen gevallen van overmacht zijn waarin het voor je werknemer niet mogelijk is om de deadline te respecteren. In zo’n geval mag je werknemer geen nadelige gevolgen ondervinden van het laattijdig indien van het ziektebriefje;
• Driemaal per kalenderjaar kan je werknemer zich beroepen op de vrijstellingsregeling voor het ziektebriefje voor de eerste dag van een ziekteperiode. KMO’s kunnen die vrijstellingsregeling wel uitdrukkelijk uitsluiten. Je komt hier alles te weten over hoe deze vrijstellingsregeling in elkaar zit.

Is je werknemer te laat met zijn ziektebriefje? Dan kun je je werknemer het recht op gewaarborgd loon ontzeggen totdat je een geldig ziektebriefje krijgt.

Als je werknemer zich tijdens zijn vakantie ziek meldt, is hij eveneens verplicht je een ziektebriefje bezorgen. Er geldt geen vrijstellingsregeling voor de eerste dag van arbeidsongeschiktheid (zie hierboven).

Je werknemer kan hiervoor gebruik maken van een specifiek model van ziektebriefje dat de overheid heeft opgemaakt.

Als specifieke vermeldingen worden opgelegd door een cao of je arbeidsreglement (zie hierboven), moet je werknemer hier wel rekening mee houden.

Het gevolg van ziekte tijdens vakantie, is sinds 2024 dat de overlappende dagen niet worden beschouwd als vakantiedagen, en dus op een later moment kunnen worden opgenomen. Verdere informatie hierover vind je hier.