Loonberekening: hoe bereken je een loon op een correcte manier?

Je loonadministratie in orde brengen en houden, is geen eenvoudige opdracht. Je moet de sociale en fiscale wetgeving, het arbeidsrecht, bedrijfs- en sectorafspraken naleven. En ook je loonberekening – de berekening van de lonen van je medewerkers en andere vergoedingen – moet kloppen. We overlopen de aandachtspunten.

Als je een werknemer aanwerft, wil je natuurlijk precies weten hoeveel dit je zal kosten op jaarbasis. Je kan niet gewoon het brutomaandloon maal 12 doen, want er komen nog tal van kosten bij. 

In Trefzeker vind je handige simulatietools om de jaarloonkost te berekenen. En natuurlijk begeleidt je payroll advisor van Acerta je bij elke stap. 

Goed om te weten: als klant bij Acerta sociaal secretariaat krijg je gratis toegang tot 11 simulatietools zoals een bruto-netto-calculator. 

Met de Budgettool bereken je heel eenvoudig welke impact een loonindexatie of wijziging van een voltijdse naar een deeltijdse tewerkstelling op je personeelsbudget heeft  . 

Lees meer over loonadministratie of ontdek de payrolltool.

De hoogte van het brutoloon hangt af van vele factoren zoals het statuut, de ervaring, het functieniveau, de cao, het aantal werkuren en zoveel meer. Maak altijd duidelijke loonafspraken met je werknemer. Mogelijk zijn er fiscale voor- en nadelen of een rsz-aftrek. Maar ook de gezinssituatie van de werknemer speelt een rol voor het nettoloon.

Het nettoloon is wat er overblijft na het afhouden van socialezekerheidsbijdragen (voor pensioen en ziekteverzekering), bedrijfsvoorheffing en andere inhoudingen. Over het algemeen gaat er ongeveer 25% af van het brutoloon.

Er zijn wel vele zaken die een invloed hebben bij de berekening van de bruto-nettoverhouding. 

• Statuut van de werknemer

Student, arbeider, bediende? Voor elk gelden andere bijdragepercentages.

• Beroepscategorie

Je moet kijken per paritair comité onder welke functiecategorie de werknemer valt. Dat bepaalt onder meer het minimumloon waarop de werknemer recht heeft.

• Sector

De sector of het paritair comité waarin je onderneming actief is, heeft ook een impact, onder meer op het basisloon, de loontoeslagen, premies en de al dan niet verplichting van ecocheques.

• Omvang van de onderneming

Bedrijven met minder dan 10 werknemers zijn 1,69% minder bijdragen verschuldigd dan grotere bedrijven.

• Kwartaal 

Elk kwartaal kan de patronale rsz licht verschillen. In het kwartaal dat je de eindejaarspremie betaalt, zal de rsz-korting voor lage lonen bijvoorbeeld lager zijn of zelfs niet toegekend kunnen worden.

• Extralegale voordelen

Er zijn heel wat extralegale voordelen waarop geen rsz of bedrijfsvoorheffing geldt. Zo verhoog je dus het nettoloon voor je werknemer. 

Inspiratie nodig?

Als werkgever betaal je patronale bijdragen – ook rsz-bijdragen of sociale bijdragen genoemd – aan de sociale zekerheid, waarmee je bijdraagt aan het aanvullend pensioen van je werknemer. Het gaat dan om een percentage op het brutoloon.

Voor bedienden bedraagt de patronale bijdrage 13,07% van het brutoloon. Bij arbeiders wordt die 13,07% berekend op 108% van het brutoloon. Het loon dat overblijft is het belastbaar loon.

Er zijn wel heel wat situaties waarbij je kan rekenen op een vermindering van de rsz-bijdragen zoals:

• Eerste drie werknemers

Als nieuwe werkgever krijg je een aanzienlijke korting op de socialezekerheidsbijdragen

• Specifieke doelgroepen

Bij aanwerving van personen uit bepaalde doelgroepen krijg je ook een korting: oudere werknemers, laaggeschoolde jongeren, langdurig werklozen, …

Heb je werknemers die actief zijn in het buitenland of buitenlandse werknemers die in jouw Belgische bedrijf werken?

Op het belastbaar loon wordt de bedrijfsvoorheffing afgehouden. Dit bedrag stort je door naar de schatkist. Je werknemer kan vragen om meer af te houden om zo de belastingafrekening te verlagen. De bedragen van de bedrijfsvoorheffing worden elk jaar aangepast. Ze zijn te vinden op de website van de FOD Financiën.

Er zijn drie schalen wat bedrijfsvoorheffing betreft:

1. Alleenstaanden en gehuwde (of wettelijk samenwonende) tweeverdieners

2. Gehuwde of wettelijk samenwonende eenverdieners

3. Niet-inwoners van België die gedurende de hele belastbare periode in België werkten

In bepaalde situaties geldt er een specifieke regeling voor de bedrijfsvoorheffing:

• Jobstudenten

Voor jobstudenten is er geen bedrijfsvoorheffing van toepassing op voorwaarde dat ze tewerkgesteld zijn met een arbeidscontract voor studentenarbeid én dat ze niet meer dan 600 uren per jaar werken.

• Jonge starters

Werknemers die recht hebben op een inschakelingsuitkering en die beginnen te werken in oktober, november of december moeten voor deze maanden geen bedrijfsvoorheffing betalen.

• Uitzendkrachten

Voor uitzendkrachten is er een bedrijfsvoorheffing van 11,11% van toepassing, die forfaitair wordt ingehouden.

• Gelegenheidswerkers

• In de horeca 

De bedrijfsvoorheffing bedraagt in dit geval 33,31% als de werknemer maximaal 50 dagen per jaar werkt met een arbeidscontract van bepaalde duur.

• In de land- en tuinbouw

De bedrijfsvoorheffing voor gelegenheidswerk bedraagt 11,11% als er aan een reeks voorwaarden voldaan wordt. In de landbouw gaat het om maximaal 30 dagen, in de tuinbouw om maximaal 65 dagen. Er is een uitzondering voor de witloof- en champignonteelt en onderhoud van parken en tuinen.

Naast het maandloon, moet je bij de loonkost ook rekening houden met het vakantiegeld, de eindejaarspremie, de verzekeringen en andere zaken die voor jouw sector of bedrijfsactiviteit gelden.

Enerzijds is er het enkele vakantiegeld – de doorbetaling van het loon tijdens vakantiedagen – en anderzijds het dubbele vakantiegeld – de toeslag in verhouding tot het opgebouwde vakantierecht. De regeling verschilt voor bedienden en arbeiders.

• Bedienden

Bedienden ontvangen het enkele vakantiegeld van jou, de werkgever. Daarnaast betaal je ook elk jaar een extra vergoeding wanneer zij hun hoofdvakantie opnemen.

• Arbeiders

Wanneer arbeiders vakantiedagen opnemen, betaalt de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV) of het bevoegde vakantiefonds het enkele en dubbele vakantiegeld uit.

Afhankelijk van het paritair comité ben je verplicht een eindejaarspremie of dertiende maand uit te keren aan je werknemers. 

Probeer zeker de loonkostsimulatie van Trefzeker eens uit. Hierin wordt rekening gehouden met de regels in je sector.

Ook niet te vergeten bij de loonberekening zijn de verplichte verzekeringen die je moet nemen voor je werknemers. Zo moet je een arbeidsongevallenverzekering afsluiten voor hen. De premie die je daarvoor betaalt, hangt af van het loon en de grootte van het risico bij je bedrijf.

Afhankelijk van de sector en je werkzaamheden, zijn er nog kosten waar je best rekening mee houdt. Denk dan aan:

• Aansluiting bij een externe arbeidskundige en preventiedienst

• Aansluiting- en beheerkosten voor je sociaal secretariaat

• Investering in verplichte preventie en bescherming voor je werknemers

• Terugbetaling woon-werkverkeer en vergoedingen voor mobiliteit

• Werkingskosten zoals kantoormateriaal en specifieke beroepskledij

• Onkostenvergoedingen

• Solidariteitsbijdrage voor studenten

• Bijdragen voor het asbestfonds

Een precies overzicht van alle kosten, een correcte loonberekening én tips voor loonoptimalisatie? Als Acerta-klant kun je altijd terecht bij je payrolladviseur. Nog geen klant? Ook dan adviseren we je graag. Neem vrijblijvend contact op via Acerta sociaal secretariaat.