Opname jaarlijkse vakantie: wijzigingen vanaf 2024

• Vanaf 2024 kan de vakantieperiode die samenvalt met een ziekteperiode steeds omgezet worden naar ziekte. Hierdoor kan de werknemer de vakantiedagen die samenvielen met een ziekteperiode op een later tijdstip alsnog genieten. Deze wijziging zal ook gelden indien één van de volgende afwezigheden samenvallen met vakantie: arbeidsongeval, beroepsziekte, moederschapsrust (inclusief het vervangende geboorteverlof), profylactisch verlof, adoptieverlof, geboorteverlof, pleegzorgverlof en pleegouderverlof.
• Bij ziekte moet de werknemer verplicht een ziekteattest overmaken, zonder uitzondering. Deze verplichting moet wel nog in wetgeving gegoten worden.
• Vakantiedagen worden bovendien overdraagbaar naar het volgende en het daaropvolgende jaar, indien ze niet opgenomen kunnen worden in het lopende jaar ingevolge één van de voormelde afwezigheden. Bij bedienden wordt het vakantiegeld voor deze overgedragen dagen op het einde van het initiële vakantiejaar uitbetaald.
• Deze wijzigingen gelden in principe niet voor extralegale verlofregelingen.

Bij een ziekte die start tijdens de jaarlijkse vakantie wordt het overlappende deel vandaag niet omgevormd naar ziekte. De voorziene jaarlijkse vakantie blijft dus jaarlijkse vakantie, zelfs indien de ziekte de werknemer belet met volle teugen van de vakantie te genieten. Eén uitzondering:  indien de ziekte startte voor de jaarlijkse vakantie, wordt de voorziene vakantieperiode die samenvalt met de ziekte, wel geherkwalificeerd naar ziekte. Enkel in deze laatste situatie kan men de overlappende vakantiedagen toch nog op een later tijdstip opnemen.
Vandaag moet de werknemer bovendien hoe dan ook zijn jaarlijkse vakantie opnemen voor het einde van jaar. Kan de werknemer (al) zijn vakantiedagen niet opnemen voor het einde van het jaar, dan bestaat er geen recht op overdracht naar het volgende jaar. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die onverwacht langdurig ziek valt en waarbij deze ziekteperiode loopt tot het jaareinde, of een zwangere werknemer wiens moederschapsrust loopt tot het jaareinde. Deze vakantiedagen worden hoogstens uitbetaald indien het voor de werknemer onmogelijk was om de vakantie op te nemen voor het einde van het jaar.

Deze twee regels zijn echter niet in overeenstemming met het recht van de Europese Unie. De Europese Commissie dreigde dan ook al een tijdje met een inbreukprocedure tegen de Belgische Staat (die verplicht is om de nationale wetgeving tijdig en correct in overstemming te brengen met het recht van de Europese Unie).

Na aandringen van de minister van Werk en na lange onderhandelingen bracht de Nationale Arbeidsraad (NAR) op 21 december 2021 een advies uit. En dat advies werd nu grotendeels in wetgeving gegoten. Deze wetgeving treedt in werking vanaf 2024. Voor vakantieperioden gelegen in 2023 verandert er dus niets.
Deze wetgeving geldt enkel voor de jaarlijkse vakantie, de wettelijke vakantie dus. Ze geldt niet voor extralegale vakantie. Bij dit laatste wel een nuancering, met name indien een extralegale vakantieregeling voor haar modaliteiten verwijst naar de wetgeving jaarlijkse vakantie.

Zoals reeds toegelicht wordt een vakantieperiode vandaag niet altijd omgevormd indien ze samenvalt met ziekte. Vanaf 2024 wijzigt dit en kan het deel van de ziekteperiode dat samenvalt met de jaarlijkse vakantie altijd omgevormd worden naar ziekte. Vanaf 2024 maakt het bijgevolg niet langer uit of de ziekteperiode aanving voor de voorziene start van de jaarlijkse vakantie, dan wel pas startte tijdens een lopende vakantieperiode.
Om elk misverstand te vermijden: de omvorming impliceert geen verlenging van de voorziene vakantieperiode. 

Voorbeeld 1:
Alex geniet vakantie van 8 juli 2024 tot 21 juli 2024. Alex wordt ziek op 10 juli en de ziekteperiode loopt tot 16 juli. Tijdens deze ziekteperiode waren vijf vakantiedagen ingepland => deze vakantiedagen worden omgevormd naar ziekte. Als gevolg hiervan kan Alex deze vijf vakantiedagen op een later tijdstip nog opnemen.
Zoals meegegeven heeft deze ziekteperiode zeker niet tot gevolg dat de voorziene vakantieperiode verlengd wordt. Alex wordt dus op maandag 22 juli terug op het werk verwacht.

Voorbeeld 2:
Tania zou normaalgezien vakantie genieten van 8 juli 2024 tot 21 juli 2024. Tania wordt ziek op 10 juli en de ziekteperiode loopt tot 24  juli. Tijdens deze ziekteperiode waren acht vakantiedagen ingepland => deze vakantiedagen worden omgevormd naar ziekte.
Als gevolg hiervan kan Tania deze acht vakantiedagen dus op een later tijdstip nog opnemen.
Opnieuw, de ziekte impliceert geen verlenging van Tania’s vakantieperiode. Tania wordt dus op 25 juli terug op het werk verwacht.

Uiteraard moet de werknemer de werkgever inlichten over de ziekte. De bestaande verplichtingen bij ziekte gelden ook hier. De werknemer moet de werkgever dus onmiddellijk inlichten van zijn arbeidsongeschiktheid. Hetzelfde voor de verplichting voor het doorgeven van de verblijfplaats, mocht de zieke werknemer vertoeven op een andere plaats dan het adres gekend bij de werkgever.
Over de verplichting om aansluitend een ziekteattest over te maken aan de werkgever zit er wel een wetswijziging in de pijplijn. Deze verplicht zou, zonder uitzondering, gelden voor elke ziekte die zich voordoet tijdens een periode van jaarlijkse vakantie. We komen hierop terug als we meer duidelijkheid hebben.

Op het vlak van gewaarborgd loon zijn er geen wijzigingen. Om te bepalen of een werknemer voor de ziektedagen recht heeft op gewaarborgd loon of een ziekte-uitkeringen moeten bijgevolg de bestaande regels toegepast worden.

Ter volledigheid: de werknemer kan ook kiezen om de voorziene vakantieperiode zo te laten, door de ziekte eenvoudigweg niet te melden.

Deze wijziging zal niet alleen gelden voor ziekteperioden die samenvallen met jaarlijkse vakantie, maar ook indien de volgende afwezigheden samenvallen met jaarlijkse vakantie:

• arbeidsongeval en beroepsziekte;
• moederschapsrust, en ook het vervangende geboorteverlof in geval van hospitalisatie of overlijden van de moeder;
• profylactisch verlof (maar niet preventieve werkverwijdering van zwangere/pas bevallen werknemers omwille van en gezondheidsrisico op het werk);
• adoptieverlof;
• geboorteverlof;
• pleegzorgverlof en pleegouderverlof.

Een tweede wijziging is het recht op overdracht van vakantiedagen naar de twee volgende jaren. Tot nu toe is de regel dat men de jaarlijkse vakantie moet opnemen binnen het betrokken jaar. De wetgeving voorziet vandaag geen enkel recht om vakantiedagen over te dragen naar een volgend jaar.

Dit wordt geen algemene regel. De overdracht zal enkel gelden indien het voor de werknemer onmogelijk was om de vakantiedagen in het initiële jaar op te nemen. Bovendien moet deze onmogelijkheid te wijten zijn aan één van de voormelde afwezigheidsgronden (bijvoorbeeld ziekte of moederschapsrust). Opname binnen het jaar blijft dus het uitgangspunt! Werkgever en werknemer moeten inspanningen leveren voor een opname binnen het jaar.
Dit overdrachtrecht is ook niet onbeperkt in de tijd: de werknemer moet de overgedragen vakantiedagen opnemen binnen de twee jaar volgend op het initiële jaar.

Voor het vastleggen van de overgedragen vakantiedagen gelden overigens dezelfde regels als voor de andere dagen jaarlijkse vakantie. Bijgevolg geldt het principe dat er een akkoord moet zijn tussen de werkgever en werknemer.

Belangrijk om aan te stippen: de overgedragen dagen worden vroegtijdig betaald. Voor bediende meer specifiek in december van het initiële jaar (of eerder, mocht de bediende voor december uit dienst gaan). Voor arbeiders wijzigt er niets op het vlak van het vakantiegeld. Net zoals vandaag zal de arbeider dus ook in 2024 en later vakantiegeld blijven ontvangen op basis van de vakantierechten van het betrokken jaar. Dat de arbeider een deel van die  vakantierechten niet effectief opnam en eventueel (deels) overdraagt naar een volgend jaar, zal dus geen impact hebben op het vakantiegeld dat de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie of zijn vakantiekas berekent en betaalt.  
Op het ogenblik dat de werknemer één of meer van zijn overgedragen vakantiedagen daadwerkelijk opneemt, zullen deze bijgevolg steeds onbetaald zijn. Voor deze vakantiedagen ontving de werknemer immers reeds eerder het vakantiegeld.

We keren terug naar de voorbeelden van Alex en Tania:

Omwille van een onverwacht lange ziekte kan Alex drie  vakantiedagen niet meer opnemen in 2024. Alex is bediende. In dit geval:

• zal de werkgever in december 2024 drie vakantiedagen uitbetalen;
• kan Alex deze drie vakantiedagen in 2025 of 2026 opnemen. Bij opname zullen deze vakantiedagen onbezoldigd zijn.

Ondanks aandringen van de werkgever neemt Tania tien vakantiedagen niet op in 2024, alhoewel ze hiertoe de mogelijkheid had. Tania is bediende. In dat geval

• kan Tania deze tien vakantiedagen niet overdragen naar 2025 en 2026. Er was immers geen sprake van een onmogelijkheid tot opname van de vakantiedagen in 2024;
• zal de werkgever in december 2024 de tien vakantiedagen niet uitbetalen.

Bij een uitdiensttreding van een bediende worden zijn overgedragen vakantiedagen overigens vermeld op het vakantieattest. De overgedragen vakantierechten kan hij dan bij een nieuwe werkgever genieten. De overgedragen vakantierechten vormen geen onderdeel van een verrekening van vakantiegeld.

Mocht bijvoorbeeld Alex in de loop van 2025 uit dienst gaan en mocht hij op dat ogenblik zijn drie overgedragen vakantiedagen nog niet hebben opgenomen, dan zal zijn vakantieattest melding maken van deze drie overgedragen dagen.
Indien Alex in dienst treedt bij een nieuwe werkgever, dan weet deze werkgever dankzij deze vermelding dat Alex nog recht heeft op deze drie dagen, die hij dus ook bij zijn nieuwe werkgever nog mag opnemen in 2025 of 2026. Ook de nieuwe werkgever moet deze drie dagen niet betalen bij opnamen (want: de oorspronkelijke werkgever betaalde deze betaalde deze dagen reeds uit in 2024). Deze drie overgedragen vakantiedagen vormen geen onderdeel van de vakantiegeldverrekening die de nieuwe werkgever moet doen.

Voor arbeiders voorziet de nieuwe wetgeving geen attestering.

Bovenstaande wijzigingen treden in werking vanaf 1 januari 2024. Ze heeft dus geen impact op vakantieperioden gelegen in 2023. Indien een werknemer ziek is of wordt tijdens een vakantieperiode gelegen in 2023, gelden dus de huidige regels, zoals hoger beschreven in het stukje ‘situering’.
Ook het recht op overdracht van vakantiedagen geldt voor het eerst voor niet opgenomen vakantiedagen van 2024.

Zoals reeds meegegeven zit er nog wetgeving in de pijplijn die, specifiek bij ziekte tijdens vakantie, de werknemer verplicht om een ziekteattest over te maken. Er wordt ook overwogen om, opnieuw specifiek bij ziekte, de omvorming van vakantie te onderwerpen aan een verzoek van de werknemer. We komen hierop terug wanneer er meer duidelijkheid is.
De sociale partners in de Nationale Arbeidsraad willen overigens ook dat de vakantierechten die in december uitbetaald worden, gecumuleerd kunnen worden met de ziekte-uitkeringen die de werknemer in december eventueel geniet. Ook dat vereist nog wijzigingen in de regelgeving.

Bronnen:

• koninklijk besluit van 8 februari 2023 tot wijziging van de artikelen 3, 35, 46, 60, 64, 66 en 68 en de invoering van een artikel 67bis in het koninklijk besluit van 30 maart 1967 tot bepaling van de algemene uitvoeringsmodaliteiten van de wetten betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers;
• Nationale Arbeidsraad, advies nr. 2.268 van 21 december 2021.