Vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor ploegenarbeid: samenwerking uitzendbureau en gebruiker wettelijk geregeld

Principe

Ondernemingen die erkend zijn voor uitzendarbeid zijn de juridische werkgever van de uitzendkracht. Zij betalen het loon van de uitzendkrachten en verrichten de nodige sociale en fiscale inhoudingen. Voor de toepassing van de vrijstellingen van doorstorting van bedrijfsvoorheffing, hier specifiek de vrijstelling voor ploegen- of nachtarbeid, worden zij in belangrijke mate gelijkgesteld met de gebruiker voor de toepassing van de vrijstelling van doorstorting op de bedrijfsvoorheffing met betrekking tot hun uitzendkrachten. Het gaat dan zowel over de vrijstelling voor ploegenarbeid (bis), nachtarbeid, volcontinue ploegenarbeid (bis), systeemvaart of ploegenarbeid voor werken in onroerende staat op locatie.

We meldden eerder dat uitzendbureaus, die de vrijstelling voor ploegenarbeid willen toepassen, hiervoor de goedkeuring moeten krijgen van hun gebruiker (sinds oktober 2022). Deze verplichting is ingevoerd door de Mini-taxshiftwet van 2022. Om in aanmerking te komen voor deze lastenverlagingen, moet voldaan zijn aan verschillende toepassingsvoorwaarden. Vaak zijn uitzendbureaus afhankelijk van de gebruiker voor de benodigde informatie en het bewijs daarvan, wat vooral bij een controle op de correcte toepassing van de maatregel moeilijkheden gaf. Vanuit de praktijk kwam dan ook de vraag om deze samenwerkingsaspecten beter te regelen. Dit is nu gebeurd via een Koninklijk Besluit (KB).

Wat zegt het KB?

Het KB verplicht de uitzendbureaus en hun klanten-gebruikers om voortaan contractueel een afsprakenkader vast te leggen.

Het uitzendbureau moet aantonen dat hij het akkoord heeft verkregen van de klant-gebruiker die de uitzendkrachten tewerkstelt om de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing bedoeld in artikel 275/5 WIB 92 (de verschillende varianten van nacht- of ploegenarbeid) toe te passen voor de prestaties die door deze uitzendkrachten worden geleverd. Uiteraard voor zover aan alle voorwaarden hiervoor is voldaan.

Het uitzendbureau en de klant-gebruiker moeten een schriftelijke overeenkomst sluiten, of de bepalingen opnemen in de commerciële overeenkomst die zij met elkaar sluiten. In deze overeenkomst wordt het procedureel kader vastgelegd dat voorziet op welke wijze de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing (een van de varianten uit artikel 275/5 WIB 92) wordt toegepast en op welke wijze het bewijs wordt geleverd dat aan alle toepassingsvoorwaarden van deze vrijstelling is voldaan. 

Wat moet er in het contractueel afsprakenkader staan?

De overeenkomst tussen het uitzendbureau en de klant-gebruiker moet volgens het KB ten minste de volgende bepalingen omvatten:

• Het feit dat het uitzendbureau de vrijstelling alleen mag toepassen als de gebruiker - na de uitgevoerde prestaties - schriftelijk bevestigt dat de uitzendkracht effectief in een systeem van nacht- of ploegenarbeid heeft gewerkt. De gebruiker moet hierbij ook bevestigen dat hij kan bewijzen dat aan alle voorwaarden is voldaan.
• Bij specifieke vormen van ploegenarbeid (systeem van ploegenarbeid bis of volcontinue ploegenarbeid bis) moet de gebruiker in zijn verklaring ook het exacte afwijkingspercentage vermelden dat in die maand van toepassing was (omwille van de afwijking in de omvang van het werk van de verschillende ploegen, bedoeld in artikel 275/5, § 1/1, vierde lid, 3) WIB 92). Anders mag het uitzendbureau de vrijstelling niet toepassen.
• Er moet duidelijk worden vastgelegd hoe het uitzendbureau aan de fiscus kan bewijzen dat hij deze verklaring van de gebruiker heeft ontvangen en wanneer.
• De gebruiker moet zich ertoe verbinden om het uitzendbureau te helpen bij het leveren van het bewijs, wanneer de fiscus hier om vraagt. Dit geldt in het bijzonder voor het geval de fiscale administratie aan het uitzendbureau vraagt het bewijs te leveren dat de uitzendkracht daadwerkelijk werd tewerkgesteld in een van de ploegen- of nachtarbeid varianten.
• Ook moet worden bepaald wat er gebeurt als de gebruiker verklaart dat een uitzendkracht ploegen- of nachtarbeid verrichte, maar dit achteraf niet kan bewijzen. In dat geval moet de aansprakelijkheid van de gebruiker voor mogelijke schade aan het uitzendbureau worden geregeld.

Indien de fiscale administratie zou vaststellen dat de bepalingen van dit procedurele kader, opgenomen in de overeenkomst tussen de gebruiker en het uitzendbureau, niet daadwerkelijk worden toegepast, wordt het akkoord van de gebruiker geacht niet te zijn verkregen. Bij een eventuele controle achteraf moet het uitzendbureau deze overeenkomst en de verklaringen dat de gebruiker voldoet aan alle toepassingsvoorwaarden ook kunnen voorleggen.

Inwerkingtreding

Deze bepalingen zijn van toepassing op de vanaf 1 januari 2025 betaalde of toegekende bezoldigingen. Uitzendkantoren die gebruik willen (blijven) maken van de varianten van de vrijstelling van doorstorting voor nacht- of ploegenarbeid zullen tegen die datum dus de nodige afspraken moeten maken met hun gebruikers en zullen dit ook in de toekomst moeten blijven doen.

_{^{Bron:
Koninklijk besluit van 16 september 2024 tot vastlegging van de wijze waarop de ondernemingen die erkend zijn voor uitzendarbeid het akkoord moeten aantonen voor de toepassing van de in artikel 275/5 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 bedoelde vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing en tot correctie van artikel 952 van het KB/WIB 92, BS 23 september 2024.}}