Deeltijdse tewerkstelling van een werknemer

Een deeltijdse werknemer is een werknemer die een normale arbeidsduur presteert die lager is dan die van een voltijdse werknemer in een vergelijkbare situatie in de onderneming.

Neem je een deeltijdse arbeider of bediende aan, of wil een voltijdse werknemer overschakelen naar een deeltijds uurrooster? Zorg er dan voor dat je de regels correct toepast en je administratie in orde is. Dit betekent in de eerste plaats dat je een schriftelijke deeltijdse arbeidsovereenkomst afsluit met je werknemer. Dat is immers, in tegenstelling tot bij voltijdse werknemers, wettelijk verplicht. Een kopie hiervan moet bewaard worden als bijlage bij het arbeidsreglement.

In een deeltijdse arbeidsovereenkomst moet de wekelijkse arbeidsduur van een werknemer minstens een derde van die van een voltijdse werknemer bedragen: de zogenaamde 1/3de-regel. Bovendien moet elke werkperiode minstens drie uur zijn. Let wel: je sector kan op beide regels uitzonderingen voorzien. De beslissing om deeltijds te werken gebeurt in overleg tussen werkgever en werknemer.

Er zijn verschillende types van deeltijdse werknemers. Het onderscheid wordt gemaakt naargelang de arbeidsregeling en het uurrooster dat ze presteren.

De arbeidsregeling legt de wekelijkse arbeidsduur van de deeltijdse werknemer vast.

• Vaste arbeidsregeling: de duur van de prestaties is altijd dezelfde (bv. 20 uur/week) en dit ongeacht of die een week duurt of gedurende een cyclus langer dan een week.
• Variabele arbeidsregeling: de duur van de prestaties verschilt. Er wordt een gemiddelde wekelijkse arbeidsduur vastgesteld (bv. gemiddeld 20 uur/week) die moet worden nageleefd gedurende een referteperiode: in principe drie maanden, maar verlengbaar tot maximaal een jaar door een (sectorale- of ondernemings-) collectieve arbeidsovereenkomst, of bij ontstentenis van een collectieve arbeidsovereenkomst door het arbeidsreglement.

In het uurrooster van een deeltijdse werknemer worden de dagen en de uren waarop deze werknemer werkt, vastgelegd.

• Vast uurrooster: de werknemer presteert telkens hetzelfde uurrooster, zoals opgenomen in zijn arbeidsovereenkomst. Meestal zal dit uurrooster gespreid zijn over een week. Het kan evenwel ook gespreid worden over een periode van langer dan een week. Dit is het geval wanneer de werknemer is tewerkgesteld volgens een cyclus.
• Variabel uurrooster: de dagen en uren waarop de werknemer moet werken zijn vooraf niet nauwkeurig vastgelegd. Het kan zijn dat zowel het aantal te presteren uren per week als het rooster wisselen of het wekelijks aantal te presteren uren is steeds vast, maar er wordt telkens volgens wisselende uurroosters gewerkt. Als werkgever moet je telkens tijdig en correct het uurrooster aan je deeltijdse werknemers bekendmaken.

Bij een variabel uurrooster moet de arbeidsovereenkomst het volgende vermelden:

• het aantal uren dat de werknemer (al dan niet gemiddeld over een bepaalde referteperiode) werkt; en
• het feit dat een variabel uurrooster wordt gepresteerd, volgens de regels bepaald in het arbeidsreglement.

Meer informatie over maatregelen rond bekendmaking van de uurroosters, toezicht en sancties vind je in de Sociale Gids van Trefzeker.

Het gebeurt soms dat een deeltijdse werknemer uren presteert buiten het vastgelegd/bekendgemaakt uurrooster. Als werkgever ben je verplicht om elke afwijking aan het uurrooster van je deeltijdse werknemers te registreren op een specifieke manier.

Om van een afwijking te spreken is het voldoende dat een werknemer:

• Werkt op een andere dag dan afgesproken;
• Prestaties levert op andere dan de voorziene uren;
• Zijn of haar pauze moet verschuiven.

In deze gevallen zal je als werkgever een afwijkingsdocument moeten invullen, tenzij wanneer je een systeem van tijdsregistratie hebt dat voldoet aan alle wettelijke vereisten.

De registraties in een afwijkingsregister moeten vijf jaar worden bewaard. Indien dit niet gebeurt, zijn er wettelijk strafsancties voorzien.

Deeltijdse werknemers hebben identieke rechten als hun voltijdse collega’s, maar dan in verhouding tot hun prestaties. Wie vrijwillig voor een deeltijdse job kiest, heeft minder loon, vakantiedagen en vakantiegeld. Ook de werkloosheidsuitkering ligt lager, en de pensioenrechten worden berekend op het lagere deeltijdse inkomen.

Wie onvrijwillig deeltijds werkt (bijvoorbeeld omdat de werkgever geen voltijdse contracten biedt), kan onder bepaalde voorwaarden zijn pensioen- en werkloosheidsrechten behouden.

Denk eraan: heb je onvrijwillig deeltijdse werknemers in dienst die boven op hun deeltijds loon een inkomensgarantie-uitkering krijgen? Dan riskeer je vanaf april 2020 een extra bijdrage te betalen als je hen geen bijkomende uren aanbiedt wanneer er bijkomende uren of een nieuwe voltijdse vacature beschikbaar zijn waarvoor deze deeltijdse werknemer in aanmerking komt. Lees er alles over in ons juridisch nieuws.