Fietsleasing via werkgever: de voor- en nadelen

Een bedrijfsfiets aanbieden in plaats van of naast een bedrijfswagen? Er zijn vast heel wat werknemers die het appreciëren dat ze kunnen kiezen voor fietsleasing via de werkgever. Tijd dus om een fietsbeleid uit te werken. We helpen je alvast op weg door de voor- en nadelen én opties onder de loep te nemen.

Fietsleasing houdt in dat je werknemer een fiets huurt bij jou, de werkgever, voor een maandelijkse bijdrage. Gewoonlijk duurt die lease drie à vier jaar. En vaak heeft de werknemer na die periode de mogelijkheid om de fiets over te kopen aan het vooraf bepaalde restbedrag.

Net zoals bij een bedrijfswagen gaat het meestal om een all-informule met pechverhelping, onderhoudsbudget, verzekering en eventueel een budget voor fietsaccessoires

De fiets als vervoersmiddel voor woon-werkverkeer is populair. 1 op 3 werknemers doet minstens een deel van de verplaatsing naar en van het werk met de tweewieler.   

De mobiliteitsproblematiek en de plannen voor vergroening duwen bedrijven ook in de richting van duurzamere keuzes. En terecht natuurlijk. Als meer mensen met de fiets naar het werk gaan, verminderen we de CO2-uitstoot en verkorten we de files. 

Bovendien zorg je ervoor dat je werknemers in beweging blijven en (afhankelijk van de locatie) meer frisse lucht krijgen, wat dan weer goed is voor hun algemeen welzijn. En gezondere werknemers worden minder vlug ziek, wat ook voor jou als werkgever goed nieuws is.

We vermeldden al enkele overtuigende voordelen, maar er is nog meer. We overlopen voor jou even de voordelen voor werkgevers en werknemers

De bedrijfsfiets van een werknemer is vrijgesteldvan het VAA. Bij een bedrijfswagen daarentegen, wordt het privégebruik van die auto wél als een VAA gezien en dus belast. Die belasting gaat trouwens enkel stijgen de komende jaren.

De leasekost is voor jou als werkgever 100% fiscaal aftrekbaar. En een vaak toegepaste manier om fietsleasing aan te bieden is het een deel uitmaken van het loonpakket. De leasekost voor de werknemer wordt dan verrekend via het brutoloon. Ook kan je fietsleasing of een fietsvergoeding integreren in een collectief bonusplan.

Heb je of overweeg je een cafetariaplan voor je werknemers? Dan past fietsleasing perfect in dat plaatje als een van de mobiliteitsoplossingen. Het wordt zo immers budgetneutraal voor jou.

Inzetten op het welzijn van je personeel is sowieso een goede zaak. Hen tevreden en gezond houden, speelt ook in jouw voordeel want zo is er minder ziekteverzuim.

Het feit dat je een bedrijfsfiets aanbiedt als extralegaal voordeel, toont aan dat je als werkgever toekomstgericht en duurzaam denkt en dat je je flexibel opstelt. Dat komt enkel positief over bij geïnteresseerde kandidaten wanneer je vacatures wil invullen.

De gedachte aan dagelijkse files alleen al geeft werknemers ongetwijfeld stress. Die stressfactor kunnen ze dus makkelijk wegnemen door meer de fiets te gebruiken voor woon-werkverkeer.

Als je op de hoogte bent van het ABC-model, weet je dat autonomie een motiverend effect heeft op werknemers. Het feit dat je je personeel dus zelf een mobiliteitsoplossing laat kiezen en hen daarin financieel steunt, is een slimme zet.

Als een werknemer zelf een degelijke, mogelijk elektrische, fiets koopt, kost dat meer dan dezelfde fiets te leasen via het werk. Een overtuigend element dus.

Nog beter dan enkel fietsleasing aanbieden, is een fietsvergoeding voorzien voor het woon-werkverkeer. Op die manier wordt de kost voor de werknemer namelijk gecompenseerd. Het bedrag voor de fietsvergoeding wordt elk jaar geïndexeerd. Dit bedrag is vrij van RSZ en belasting voor de werknemer.

Over het algemeen wegen de voordelen voor de meeste bedrijven natuurlijk op tegen de nadelen. Maar een groot nadeel op dit moment is dat in sommige bedrijfstakken fietsleasing voorlopig niet zo eenvoudig te implementeren blijkt. 

De mogelijkheid om een bedrijfsfiets te financieren met de eindejaarspremie, kan bijvoorbeeld enkel in bepaalde sectoren waar het toegelaten is om die premie uit te betalen in de vorm van ‘een gelijkwaardig voordeel’. 

Een inhouding op het gewone brutomaandloon is dan weer in sectoren zoals de zorg niet mogelijk.

Tijdens het volgende sectoraal overleg komt dit ongetwijfeld allemaal aan bod. Acerta Consult houdt je zeker op de hoogte van eventuele wijzigingen en verbeteringen op dit vlak.

Om te berekenen hoeveel fietsleasing jou en de werknemer kost, start je met het bepalen van een investeringsbudget. Laat je werknemers een stukje loon inruilen voor de fietslease? Stel je het ter beschikking als extra boven op hun loon of al bonussysteem? Of wordt de bedrijfsfiets gefinancierd door het inruilen van variabel loon? Er zijn tal van mogelijkheden.

Hulp nodig bij de berekeningen? Neem contact op met onze Legal Consultants, zij helpen je met plezier en expertise verder. Je kan ook even bellen naar 016 24 53 24 voor een vrijblijvende offerte.

Een fietspolicy opstellen is zeker een goed idee als je een bedrijfsfiets aanbiedt. Op zich ligt er wettelijk geen minimum vast, maar je kan zelf – afhankelijk van je sectorale regels – aangeven hoeveel keer per week/maand/jaar je werknemer de fiets moet nemen om in aanmerking te komen voor fietsleasing. Ook een bedrijfswagen en een bedrijfsfiets combineren is een optie.

Verder leg je best ook op papier vast wat de aanpak is bij diefstal van de fiets, onderhoud en schade. En denk er ook aan om vooraf te beslissen wat er met het fietsleaseplan gebeurt tijdens tijdskrediet of langdurige ziekte. Met een duidelijk kader vermijd je discussie.

Er zijn inmiddels ontzettend veel fietsleasingbedrijven actief. Vaak beschikken die over een handige online tool om de fietsleasing vlot te regelen. Goed om over na te denken is wel de locatie van de fietsdealer. Voor je werknemers is het namelijk wel handig dat ze dicht bij huis bij een lokale dealer terechtkunnen voor het ophalen van hun fiets na de bestelling of bij een onderhoud.

Een bedrijfsfiets is al de moeite voor je werknemers, maar een elektrische fiets kan hen nog meer motiveren, zeker als ze een eindje van het werk wonen. Overweeg dus voor fietsleasing verschillende types fietsen aan te bieden: zelfs een mountainbike, koersfiets of bakfiets kan.

Let goed op bij de keuze van de voertuigen die je aanbiedt in lease. Een (elektrische) step is namelijk niet onderhevig aan dezelfde regels als een fiets. Je kan als werkgever sowieso geen RSZ-vrije vergoeding geven voor een step, wel voor een fiets. 

Als je werknemer de aangeboden step enkel voor woon-werkverkeer (of trajecten in functie van de job) gebruikt, wordt dit niet beschouwd als een voordeel. In dat geval moet die er geen bijdrage voor betalen.

Als de step wél privé gebruikt wordt, moet het voordeel bepaald worden op basis van dat privégebruik. En als de step eigendom is van de werknemer, kan je als werkgever wel de werkelijke kosten vergoeden voor woon-werkverkeer, mits bewijzen.

Rijden met een elektrische fiets lijkt misschien eenvoudig, het is niet zonder gevaar. Want je bent sneller dan je denkt en je moet rekening houden met nieuwe regels. Een cursus fietsveiligheid specifiek voor de elektrische fiets is dus zeker aan te raden. 

VAB-Rijschool organiseert specifieke opleidingen voor bedrijven. Die trainingen bestaan uit theorie, praktijk en techniek.