Zelfstandige worden: op welke kosten moet je je voorzien?

Om met de deur in huis te vallen: moet je over een kapitaal beschikken om zelfstandige te worden? In veel gevallen niet. Veel hangt natuurlijk af van de vraag: zelfstandige in wat? Een winkel inrichten en vullen met voorraden betekent een andere investering dan van start gaan als consultant met een laptop onder je arm. Ook als freelancer kan je met een relatief beperkte investering aan de slag gaan. 

Twee vuistregels als het om centen gaat: 

• Bereken vooraf hoeveel je nodig hebt om te starten en om de eerste jaren goed door te komen. Dus ook als het tijdelijk minder gaat of een klant achterblijft met betalen. 

• Leg voldoende reserves aan, ‘voor het geval dat’. Ga dus niet meteen voor dat dakappartement met riant uitzicht en die Tesla Model S. Laat jezelf nog iets over om van te dromen én te bereiken.

Een starterscoach kan je helpen om vooraf een juiste inschatting te maken van wat je nodig hebt. Van zodra je een goed idee hebt ‘in wat’ je zelfstandige wilt worden, kan ook een boekhouder of accountant je bijstaan om het financiële plaatje tegen het licht te houden. En om knopen door te hakken, als je nog twijfelt. 

In veel gevallen heb je geen kapitaal nodig om zelfstandige te worden. Ook niet om een bvba - nu BV (Besloten Vennootschap) genoemd - op te richten. Vroeger moest je daarvoor minstens 18.550 euro startkapitaal voorzien, waarvan één derde op een geblokkeerde rekening moest worden gestort bij de oprichting. 

Die verplichting is nu geschrapt. Meer over de nieuwe vennootschapswetgeving sinds mei 2019 >

Maar zonder een cent begin je er ook niet aan. Als beginnend freelancer of consultant zal je toch wel wat kosten moeten maken voor je ‘geïnstalleerd’ bent. Zelfs al start je op je eigen zolderkamertje met een Gmail-adres, je eigen oude laptop en zelfgemaakte visitekaartjes. 

De nieuwe vennootschapswet zegt dat het aanvangsvermogen voor een besloten vennootschap (BV) toereikend moet zijn voor de activiteit die je gaat uitoefenen. Er is dus nog steeds sprake van een inbreng, maar “de aard en de omvang” van die inbreng kunnen vrij bepaald worden. Je moet wel aantonen dat je minstens twee jaar kunt overbruggen. 

Dit moet je uitleggen in jouw financieel plan: het financiële plaatje dat je schetst in je businessplan, met een antwoord op vragen zoals: 

• welke inkomsten je verwacht, wanneer en via welke kanalen; 
• welke kosten daar tegenover staan: opstartkosten, werkingskosten, huisvesting, mobiliteit, energie, boekhouding, sociale bijdragen, je loon, enz.; 
• hoeveel je nodig hebt om de eerste jaren te overbruggen; 
• hoeveel eigen middelen je hebt;
• hoeveel je moet lenen bij de bank of halen bij investeerders. 

Dit financieel plan is nu nog belangrijker dan vroeger. Om de schuldeisers te beschermen mag er alleen maar winst worden uitgekeerd na een balans- en liquiditeitstest. In de nieuwe BV kan je ook instappen met arbeid en kennis, niet alleen met kapitaal.

Voor het oprichten van een NV is nog altijd een minimumkapitaal van 61.500 euro nodig dat volledig moeten worden volgestort, zoals dat heet. Lees hier hoe je een NV opricht >

Het startkapitaal of aanvangsvermogen kan eigen spaargeld zijn, maar het mag natuurlijk ook uit andere bronnen komen. Van gelijkgezinden die jouw visie delen, bijvoorbeeld. Of gulle familieleden. Maar het loont zeker ook de moeite uit te zoeken welke subsidies en premies diverse overheden (gemeentelijk, gewestelijk, federaal, Europees, …) klaar hebben om je ondernemingszin te ondersteunen. Elk jaar blijven ook veel van die subsidies onaangeroerd liggen. (Zonde, toch?) 

Je kan ook social media inzetten - en rekenen op het enthousiasme van je volgers – om kapitaal bij elkaar te harken. Zeil niet mee op de roze wolk van de crowdfunding-hype maar informeer je eerst goed en laat je (indien nodig) helpen bij het opzetten van zo’n online collectebus. 

Waar vind je financiële steun bij de opstart van je zaak? 
Deze blogpost maakt je wegwijs in de wereld van financieringsmogelijkheden, risicokapitaal, overheidssteun, crowdfunding, … Ben je 45-plusser en werkloos, dan zal de info over de Vlaamse transitiepremie je wellicht interesseren. 

Om te mogen starten moet je voor bepaalde activiteiten eerst een of meer vergunningen aanvragen. Dat is zo als je een praktijk als kinesitherapeut, een ambachtelijke bakkerij of een ijscokar wilt openen - om maar drie voorbeelden te noemen. 

Vuistregel: wacht niet te lang om te achterhalen welke toelatingen je precies nodig hebt. Want dat kan voor onprettige verrassingen zorgen. 

Misschien heb je wel een leurkaart of machtiging ambulante handel nodig,  bijvoorbeeld. Of andere erkenningen, toelatingen, registraties bij en/of meldingen aan het Federaal Voedselagentschap, SABAM of andere instanties.

Een speciale vergunning voor elke soort activiteiten is de beroepskaart. 

Ben je geen EU-onderdaan en kom je ook niet uit Noorwegen, IJsland of Liechtenstein? Wanneer je verblijfsvergunning niet onbeperkt is, moet je zo’n beroepskaart aanvragen om in ons land zelfstandige te kunnen worden. 

Lees hier meer over de soorten vergunningen. Andere nuttige info vind je bij Business Belgium. 

Prijs: de prijs voor vergunningen varieert. 

Acerta zoekt het voor je uit en vraagt in jouw plaats die vergunningen aan, als je dat wenst. Op speciaal verzoek snorren we ook de extra vereiste documenten op. Graag gedaan!

Om te starten moet je aan een paar basisvoorwaarden voldoen. Daarnaast moet je in sommige gevallen je beroepskennis en/of kennis bedrijfsbeheer aantonen. Schrijf je je in via ons, dan controleren we dat kosteloos. Inclusief startersadvies! 

Prijs: gratis​

105,50 euro. Daarmee heb je voldoende om je te registreren als zelfstandige en aan de slag te gaan onder je eigen naam en je ondernemingsnummer bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen.Ongeacht of je nu binnen een eenmanszaak of een vennootschap wilt starten. Ook een btw-nummer nodig? Dan komt dit in totaal op 170,50 euro (Excl. Btw). 

Check hier of je al dan niet btw-plichtig bent > 

Prijs: aanvraag ondernemingsnummer 105,50 euro (geen btw), activering btw-nummer 65 euro (+21% btw).

Hoe start je als paramedicus, journalist of in een ander vrij of intellectueel beroep? Dat lees je hier >

Je inschrijven als zelfstandige – in hoofdberoep of in bijberoep – kan live in een van de Acerta ondernemingsloketten (maak een afspraak), maar ook online >

Akte neerleggen bij ondernemingsrechtbank

Richt je een vennootschap op met beperkte aansprakelijkheid van de vennoten (zoals een BV of een NV) dan heb je daar een akte van de notaris voor nodig. 

Prijs van deze oprichting vraag je best na bij een notaris. 

Een vennootschap met onbeperkte aansprakelijkheid (concreet: een VOF of een CommV) kan je zonder notaris regelen door middel van een onderhandse akte. Die zet je zelf op papier. Een verkorte versie van die akte leg je neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. 

Hier zie je wat je in zo’n akte moet opnemen >

Prijs: Acerta kan de publicatie in het Belgisch Staatsblad voor je in orde brengen en rekent daarvoor 428,30 euro (+21% btw) aan. Hierin zitten ook de kosten van de neerlegging bij de griffie van de ondernemingsrechtbank.

Lees hier hoe je een VOF (Vennootschap onder Firma), een CV (Coöperatieve Vennootschap) of een CommV (Commanditaire Vennootschap) opricht. 

Om een vennootschap zonder aansprakelijkheid op te richten (zoals een NV of een BV) ben je in tegenstelling tot een eenmanszaak of een vennootschap met onbeperkte aansprakelijkheid verplicht om langs te gaan bij de notaris.
Ook de publicatie in het Belgisch Staatsblad brengt kosten met zich mee.

De prijs die je betaalt, zal afhangen van de soort vennootschap die jij opricht, de verplichtingen en hoeveel jij zelf uitvoert.
Acerta staat voor je klaar om je te helpen om deze formaliteiten in orde te brengen.

Om beroepskosten in mindering te kunnen brengen bij je belastingaangifte moeten ze:

• verband houden met je beroep (m.a.w. noodzakelijk zijn om je bedrijf draaiende te houden);

• gemaakt zijn om inkomsten te behalen;

• bewezen worden met facturen en btw-bonnetjes; 

• gemaakt of gedragen zijn in het jaar waarin je inkomsten verwerft.

Zuivere privékosten vallen uit de boot. Gemengde uitgaven die voor professioneel én privégebruik zijn, komen slechts gedeeltelijk in aanmerking. In het begin is dat even wennen. Echt een thema dat je met je boekhouder of accountant bespreekt! 

Sommige beroepskosten zijn integraal aftrekbaar. Die verdienen je volle aandacht, want hoe meer kosten je kan aftrekken, hoe lager je belastbaar inkomen en hoe minder belasting en sociale bijdragen je hoeft te betalen. Typische voorbeelden: 

• huisvestingskosten: van huur en hypothecaire interesten tot verwarming en elektriciteit; 

• internet-, telefoon- en portkosten;

• een website voor je zaak; 

• bureau- en kantoorbenodigdheden; 

• boekhoudkosten; 

• ook sociale bijdragen en VAPZ (extra pensioenopbouw) vallen onder deze categorie.

Boekhouder of accountant 

Ben je verplicht een boekhouder of accountant te nemen? Neen. 
Maar je bent wel verplicht een boekhouding bij te houden. Dit kan je zelf doen - of laten doen. Start je een eenmanszaak, dan volstaat een vereenvoudigde boekhouding. Kies je voor een besloten vennootschap (BV), dan moet je een dubbele boekhouding voeren waarin alle inkomsten en uitgaven worden geregistreerd. Hoe groter je onderneming, hoe meer boekhoudwerk. 

Een boekhouder vind je bv. via boekhouderstotaal.be en boekhouder-vinden.be. Maar vaak is mond-tot-mondreclame de beste weg. 

Check of de boekhouder aangesloten is bij het Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders en Fiscalisten (BIBF). Je kan via hun website een BIBF-boekhouder zoeken. 
Of kijk op www.iec-iab.be, de website van het Instituut van accountants en belastingconsulenten. 

Prijs: afhankelijk van welke taken je boekhouder of accountant precies moet uitvoeren. Bespreek dit bij de kennismaking. 

Veel beroepskosten mag je slechts gedeeltelijk aftrekken. Restaurantkosten zijn voor 69% aftrekbaar, relatiegeschenken voor 50%, brandstof voor 75%. 

Ook je wagen is gedeeltelijk aftrekbaar. 

• bij eenmanszaken is dat voor 50% tot 100%, afhankelijk van de CO2-uitstoot. Als je je wagen aangekocht hebt vóór 1 januari 2018 is deze in het geval van een eenmanszaak minimaal 75% aftrekbaar.

• bij vennootschappen tussen de 50 en de 100%, afhankelijk van de CO2-uitstoot. 

De elektrische wagen is een buitenbeentje: die mag je voor liefst 120% aftrekken! Je moet er wel snel bij zijn want vanaf 2020 valt dit terug naar 100%. Vanaf dan verandert de berekeningswijze en hierdoor ook de aftrekpercentages. Verplaatsingen van en naar het werk zijn forfaitair aftrekbaar aan 0,15 euro/km.

Voor grote investeringen zoals een auto of een computer geldt een gedeeltelijk afschrijvingspercentage per jaar. Een auto wordt doorgaans op vijf jaar afgeschreven, zodat je dus jaarlijks 20% van de kost inbrengt. Voor een laptop of smartphone past men een percentage van 33% per jaar toe, voor een kantoorgebouw 3%.

Als zelfstandige in bijberoep mag je eveneens uitgaven inbrengen die verband houden met je professionele activiteit. Een vraag waarmee veel zelfstandigen in bijberoep kampen: wat met mijn huis als kantoor? De huisvestingskosten voor je zelfstandige activiteit zijn volledig aftrekbaar als ze noodzakelijk zijn voor je beroep. Als je een aparte werkplaats hebt, wordt die dus integraal beschouwd als huisvesting van je bedrijf. Werk je van thuis uit? Dan is je huis een gebouw met gemengd karakter. Voor alle huisvestingskosten wordt dan een verhouding bepaald tussen het beroeps- en privégedeelte.

Ben je btw-plichtig? Dan is je opstart ook hét moment om je btw-huishouden op poten te zetten. Het principe in een notendop: je rekent btw aan bij je klanten, zelf kan je de btw aftrekken voor je eigen uitgaven/beroepskosten, het saldo stort je door aan de btw-diensten. 

Zo zorg je ervoor dat je btw-papiermolen goed geolied is >

Goed om even door te lezen is ook deze blogpost over btw >

Net als een werknemer moet ook een zelfstandige belastingen betalen. Zowel voor eenmanszaken als vennootschappen is het voordelig om de verschuldigde belasting vooraf te betalen. Voorafbetalingen zijn geen verplichting, maar als je het niet doet, riskeer je een belastingvermeerdering. Hoe zit dat precies?

Meer overbelastingen voor startende ondernemersin Vlaanderen en algemeen (FOD Financiën) >

Een belangrijk deel van je beroepskosten – aftrekbaar nog wel – zijn de sociale bijdragen. 

Die betaal je om het kwartaal. Hiermee bouw je je rechten op sociale zekerheid op, zoals een moederschapsuitkering en dienstencheques voor huishoudhulp na de geboorte, kraamgeld en groeipakket, een uitkering bij arbeidsongeschiktheid, terugbetaling van medische kosten bij ziekte en ongeval, pensioen, en zo meer. 

Goed om te onthouden: 

• sociale bijdragen worden berekend op je netto beroepsinkomen van het lopende jaar. 

• als starter heb je recht op uitstel van betaling voor je eerste twee kwartalen. 

• omdat je netto-inkomen pas na enige tijd effectief bekend is, betaal je de eerste drie jaar voorlopige bijdragen: 

  • ofwel berekend op basis van een zelf geschat inkomen. 
  • ofwel berekend op basis van het wettelijke minimum inkomen van 16 409,20 euro per jaar in hoofdberoep, 1 815,40 euro in bijberoep.

• komen er de volgende jaren méér inkomsten binnen, dan zal je achteraf sociale bijdragen moeten bijbetalen. In hoofdberoep is de minimum sociale bijdrage 866,62 euro per kwartaal (inclusief administratiekosten: 3,05 % bij Acerta). In bijberoep betaal je 95,88 euro per kwartaal.

• van zodra je inkomen effectief bekend is – na 2 à 3 jaar – wordt in een ‘herziening’ bekeken hoeveel je moet bijbetalen. 

Liever geen verrassingen? Dankzij het advies van je sociale verzekeringskas en/of je boekhouder kan je al vanaf de eerste jaren de correcte bijdragen betalen. 

Meer over hoeveel sociale bijdragen je moet betalen op deze pagina >

Ben je 65 jaar of heb je een loopbaan van 45 jaar, dan mag je onbeperkt bijverdienen. Je moet bovendien minder sociale bijdragen betalen. Ook meewerkende echtgenoten betalen minder.

Tip: zorg dat je aangesloten bent bij een sociale verzekeringskas vóór je start! 

Prijs: 

• aansluiten bij sociaal verzekeringsfonds Acerta is gratis.

• de werkingskosten van Acerta zijn 3,05% (de laagste in de sector).

• de sociale bijdragen zelf zijn afhankelijk van je inkomen.

Schakel je over van werknemer in loondienst naar zelfstandige? 

Dan wil je natuurlijk wel meer verdienen dan een minimumloon. Als zelfstandige zul je niet automatisch een maandelijks loon zien verschijnen op je rekening. Wat is het loon van een zelfstandige versus dat van een werknemer, hoeveel loon kun je jezelf uitkeren in een eenmanszaak of in een vennootschap?  En welke extra’s kun je verdienen? 

Hoeveel mag je jezelf uitkeren? In deze blogpost wordt dat eenvoudig uitgelegd >

Via je sociale bijdragen bouw je zelf een vangnet van sociale zekerheid op. Maar je kan jezelf nog beter beschermen zodat je zorgeloos voor je zaak kan gaan. Voor jou als startende zelfstandige heeft Acerta twee verzekeringen klaar. Niet verplicht, wél warm aanbevolen. 

• Een verzekering Gewaarborgd inkomen – voor periodes dat je werkonbekwaam wordt;

• Een Vrij Aanvullend Pensioen voor Zelfstandigen (VAPZ). 

Lees er hier meer over – en bekijk het voordelige startpakket >

Prijs: Het afsluiten van een polis is gratis. Daarna stort je premies.