Alles over de wettelijk verplichte fietsvergoeding

Een fietsvergoeding is een financiële stimulans om je personeel te motiveren om in beweging te blijven en om duurzame keuzes te maken in het leven. Sinds mei 2023 ben je als werkgever bovendien verplicht om een fietsvergoeding te betalen aan werknemers die de fiets nemen voor woon-werkverkeer. We leggen je uit hoe het in elkaar zit.

Het exacte bedrag van de fietsvergoeding hangt af van het aantal kilometers dat je werknemer aflegt. De fietsvergoeding is vrijgesteld van inkomstenbelasting tot 0,35 euro per afgelegde kilometer (aanslagjaar 2024). Als je meer dan dat betaalt aan je werknemer, wordt het verschil met dat maximum wel belastbaar.

De fietsvergoeding die je moet uitbetalen, is vrijgesteld van sociale bijdragen en belastingen. De regering heeft bovendien een tijdelijke werkgeverscompensatie via een belastingkrediet ingevoerd voor verhogingen van fietskilometervergoedingen. Dit belastingkrediet geldt nog tot 31 december 2024, mits de fietsvergoedingen hiervoor toegekend worden in de inkomstenjaren 2023, 2024, 2025 en 2026.

Een maximum aantal kilometers vastleggen dat je vergoedt als werkgever, is natuurlijk geen slecht idee. Elk paritair comité kan hierover regels opstellen. Meestal ligt het maximum op 40 km per dag. De fiscaal vrijgestelde vergoeding per jaar ligt in 2024 op 3.500 euro.

Een minimum afstand ligt niet vast – tenzij jij dat als bedrijf zelf bepaalt – maar een werknemer moet wel effectief de fiets gebruiken voor woon-werkverkeer. Dit hoeft niet het hele jaar rond het geval te zijn. Zo kunnen werknemers enkel in de zomer de fiets nemen en dan tijdelijk een fietsvergoeding ontvangen.

Ook als je werknemer een bedrijfswagen, een bus- of treinabonnement heeft, kan die nog recht hebben op een fietsvergoeding. Dan geldt die fietsvergoeding wel enkel voor de verplaatsingen op dagen dat je werknemer niét de auto, bus of trein neemt. En ook voor verplaatsingen tussen de woonst en het station, de bushalte, de carpoolparking, e.d. per fiets wordt een fietsvergoeding gegeven.

Wat als je werknemer in onderbroken diensten, bijvoorbeeld twee korte shifts per dag werkt? Ook dan geldt de fietsvergoeding indien de werknemer deze afstanden met de fiets aflegt. Natuurlijk tel je dan wel het aantal kilometers per dag op om te weten of je aan het maximum komt.

Om een fietsvergoeding te ontvangen, moet een werknemer niet beschikken over een bedrijfsfiets. Ook een eigen fiets volstaat.

Belangrijk om op te merken is alvast dat de fietsvergoeding enkel geldt voor woon-werkverkeer, niet voor dienstverplaatsingen met de fiets. 

Met een fiets wordt bedoeld een rijwiel. Denk dan aan een stadsfiets, racefiets, mountainbike, hybride fiets, e-bike, … Bij een speed pedelec of gemotoriseerd rijwiel is de voorwaarde wel dat ze elektrisch worden aangedreven. Steps, hoverboards, rolschaatsen, skateboards, monowheels en (elektrische) segways tellen niét mee.

Sinds mei 2023 geldt voor de volledige private sector – profit en non-profit– een verplichting om een fietsvergoeding uit te keren aan werknemers. Dit werd zo beslist in cao 164. In 2020 legde paritair comité 200 ook al de verplichting vast.

De verplichting van de fietsvergoeding is een manier om duurzame mobiliteit te stimuleren én om het welzijn van werknemers te bevorderen. Fietsend personeel heeft minder stress, want ervaart minder files en druk verkeer. Je werknemers worden er ook fitter van, waardoor het ziekteverzuim daalt. 

Daarnaast draag je als bedrijf ook je steentje bij aan milieuvriendelijke mobiliteit, waardoor je je ecologische voetafdruk verkleint én een duurzamer imago krijgt. Op zoek naar nieuwe werknemers? Vermeld dan zeker je inspanningen voor duurzame mobiliteit. 

Je kan een fietsvergoeding ook opnemen in een mobiliteitsbudgetvoor alternatieven voor de bedrijfswagen. En duurzame mobiliteit past natuurlijk mooi in een aantrekkelijk loonpakket met extralegale voordelen.