Zorgeloos op vakantie met de bedrijfswagen dankzij een car policy

Waarom een car policy?

Rijdt jouw werknemer met een bedrijfswagen? Omdat de wagen een onderdeel van zijn loon is, mag hij zich er ook buiten de werktijd mee verplaatsen – zelfs tijdens periodes van afwezigheid waarbij je als werkgever loon uitbetaalt, zoals bijvoorbeeld tijdens vakanties. 

Helaas verloopt een ritje met de auto niet altijd vlekkeloos… Verkeersboetes, schade aan de wagen óf zelfs diefstal… Misverstanden rond aansprakelijkheid wil je dan liever vermijden. In een zogenaamde car policy leg je als onderneming het bedrijfswagenbeleid vast.  

Wie zit aan het stuur?

Wat neem je best mee in zo’n car policy? Eerst en vooral bepaal je wie met de wagen mag rijden. Dat kan enkel de werknemer zijn, maar vaak wordt dit uitgebreid, zodat ook de inwonende partner of zelfs de kinderen — al dan niet in aanwezigheid van de werknemer — achter het stuur mogen plaatsnemen.

Wat bij schade of ongeval?

Je hoopt op een vlotte en veilige reis, maar het risico van schade aan de wagen – of erger: een ongeval – bestaat. Het is cruciaal om te weten wat dit betekent voor beide partijen. 

Wordt de wagen uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van het werk, is de werkgever zelf volledig aansprakelijk. Er zijn echter situaties waarin de aansprakelijkheid toch overgaat van de werkgever op de werknemer: 

• Wanneer de werknemer een zware fout begaat, zoals een rood licht negeren, rijden onder invloed of een doorlopende witte lijn overschrijden; 
• Wanneer de werknemer herhaaldelijk lichte fouten maakt.  

Bij privégebruik van de bedrijfswagen (woon-werkverkeer inbegrepen) ligt de aansprakelijkheid (en de kosten) sowieso bij de werknemer.  

Via een car policy maak je duidelijke afspraken over de verzekerde schade, bijvoorbeeld: 

• De werknemer betaalt steeds de franchise; 
• Jij als werkgever betaalt de franchise – enkel voor het eerste schadegeval;  
• Kosten voor herstellingen in het buitenland vallen ten laste van de werknemer.  

Integreer in de car policy ook de te volgen procedure: hoe én aan wie moet de ongevalsaangifte gemeld worden, en binnen welke termijn? Bepaal daarnaast ook of er – al dan niet kosteloos – een vervangwagen ter beschikking wordt gesteld.  

Opties installeren

Wil je werknemer comfortabeler reizen en rust hij zijn wagen uit met bv. een trekhaak, fietsenrek of dakkoffer? Ook dan is hij afhankelijk van de bepalingen in de car policy, zowel op vlak van installatie als kostprijs. Vaak moeten deze opties door een erkend concessiehouder worden voorzien, en soms hebben ze impact op de cataloguswaarde en/of de aftrek van de eigen bijdrage van de werknemer. 

TIP: In een flexibel loonbeleid kunnen opties of upgrades ook gefinancierd worden.

Met een andere wagen op reis?

Een autovakantie kan bij je werknemer de behoefte aan een grotere gezinswagen creëren. Of misschien willen je werknemers met een elektrische bedrijfswagen liever een fossiele wagen met een langer rijbereik. Er zijn verschillende mogelijkheden om aan die nood tegemoet te komen: 

• Stel tijdens de vakantieperiode een poolwagen ter beschikking en zorg voor een poolwagen policy. Er wordt dan een forfaitair voordeel aangerekend voor het persoonlijk gebruik ervan.  
• Je kan een tweede bedrijfswagen aanbieden, op voorwaarde dat één van die wagens voor privégebruik dient. Op die tweede wagen ben je als werkgever wel een solidariteitsbijdrage verschuldigd. Je kan de tweede wagen ook aanbieden binnen een flexibel loonbeleid. 

Tanken of laden

Wie lange afstanden aflegt, moet vroeg of laat tanken. Leg in een tankkaart- of laadkaart policy vast waar deze gebruikt mag worden. Bepaal eveneens of je als werkgever de kosten volledig betaalt, óf dat de werknemer een extra bijdrage is verschuldigd is wanneer hij bv. een aantal kilometers overschrijft of wanneer hij tankt / laadt in het buitenland. Tot slot kan ook het gebruik van fast chargers in binnen- en buitenland beperkt worden. 

Wagen gestolen, wat nu?

Wat bij diefstal van de wagen, boorddocumenten, autosleutels of de officiële nummerplaat? Zowel in België als in het buitenland is aangifte bij de politie vereist. In je car policy leg je best vast of er al dan niet een extra verzekering werd afgesloten voor diefstal van de inhoud van de wagen.