Partir en vacances avec une voiture de société l’esprit tranquille grâce à une car policy

Pourquoi une car policy ?

Votre travailleur circule en voiture de société ? Comme la voiture fait partie de son salaire, il peut aussi se déplacer avec ce véhicule en dehors des heures de travail – même pendant les périodes d’absence où l’employeur paie un salaire, comme les vacances.

Malheureusement, les trajets en voiture ne se passent pas toujours sans encombre... Amendes de roulage, dommages à la voiture ou même vol... Il vaut mieux éviter tout malentendu concernant la responsabilité. L’entreprise définit la politique en matière de voiture de société dans une car policy.

Qui se trouve au volant ?

Qu’est-il préférable de mentionner dans une telle car policy ? Commencez par déterminer qui peut conduire la voiture. Il peut s’agir du travailleur uniquement, mais c’est généralement étendu de façon à ce que le (la) conjoint(e) cohabitant(e) ou les enfants (en présence du travailleur ou non) puissent aussi prendre le volant.

Quid en cas de dommages ou d’accident ?

Vous espérez un voyage sûr et sans incident, mais le risque de dommages à la voiture (ou pire : d’accident) est réel. Il convient de savoir ce que cela signifie pour les deux parties.

Lorsque la voiture est exclusivement utilisée pour l’exécution du travail, la responsabilité incombe entièrement à l’employeur. Dans certaines situations, la responsabilité passe toutefois de l’employeur au travailleur :

• Lorsque le travailleur commet une infraction grave, comme brûler un feu rouge, conduire sous influence ou franchir une ligne blanche continue ;
• Lorsque le travailleur commet à plusieurs reprises des fautes légères.

En cas d’usage privé de la voiture de société (y compris les déplacements domicile-lieu de travail), la responsabilité (et les frais) relève de toute façon du travailleur.

Une car policy vous permet d’établir des accords clairs sur les dommages assurés, par exemple :

• Le travailleur paie toujours la franchise ;
• En tant qu’employeur, vous payez la franchise – seulement pour le premier sinistre ;
• Les frais des réparations à l’étranger sont à la charge du travailleur.

Reprenez également dans la car policy la procédure à suivre : comment et à qui transmettre la déclaration d’accident, et dans quel délai ? En outre, déterminez si une voiture de remplacement est mise à disposition, gratuitement ou non.

Installation d’options

Votre travailleur souhaite voyager plus confortablement et équiper sa voiture d’un crochet d’attelage, d’un porte-vélos ou d’un coffre de toit par exemple ? Même dans ce cas, il dépend des dispositions de la car policy, en ce qui concerne tant l’installation que le coût. Souvent, ces options doivent être prévues par un concessionnaire agréé, et elles ont parfois une incidence sur la valeur catalogue et/ou sur la déduction de la contribution personnelle du travailleur.

CONSEIL : des options ou des surclassements peuvent également être financés dans une politique salariale flexible.

Partir en voyage avec une autre voiture ?

Il est possible que votre travailleur ait besoin d’une voiture familiale plus grande pour ses vacances en voiture. Ou vos travailleurs dotés d’une voiture de société électrique préfèrent peut-être une voiture à combustible fossile présentant une plus grande autonomie. Il existe plusieurs façons de répondre à ce besoin :

• Mettez à disposition une voiture de pool pendant la période des vacances et élaborez une politique à cet égard. Un avantage forfaitaire est alors facturé pour l’usage personnel.
• Vous pouvez proposer une deuxième voiture de société, à condition qu’un des deux véhicules soit utilisé à des fins privées. En tant qu’employeur, vous devez néanmoins payer une cotisation de solidarité sur cette deuxième voiture. Vous pouvez également proposer la deuxième voiture dans le cadre d’une politique salariale flexible.

Faire le plein ou charger

Si vous parcourez de longues distances, vous devez faire le plein ou charger le véhicule à un moment ou à un autre. Définissez quand la carte de carburant ou de recharge peut être utilisée dans une politique dédiée. Précisez également si, en tant qu’employeur, vous payez l’intégralité des frais ou si le travailleur doit payer une contribution supplémentaire, par exemple lorsqu’il dépasse un certain nombre de kilomètres ou lorsqu’il fait le plein/recharge à l’étranger. Enfin, l’utilisation de chargeurs rapides en Belgique et à l’étranger peut aussi être limitée.

Vol de voiture, que faire ?

Qu’advient-il en cas de vol de la voiture, des documents de bord, des clés du véhicule ou de la plaque d’immatriculation officielle ? Une déclaration auprès de la police est requise tant en Belgique qu’à l’étranger. Il vaut mieux indiquer dans la car policy si une assurance complémentaire a été conclue contre le vol du contenu de la voiture.