Ben je handelaar, dan ben je in principe btw-plichtig. Je rekent btw aan op elke factuur die je uitreikt en je stort het ontvangen btw-bedrag door aan de schatkist. Ook als zelfstandig helper in een eenmanszaak ben je in principe btw-plichtig, tenzij je onder leiding van familieleden werkt in een familiebedrijf. Sommige vrije beroepen en beroepen met een sociaal karakter zijn vrijgesteld van btw-plicht. Een vzw kan btw-plichtig zijn als ze geregeld en zelfstandig een economische activiteit (met of zonder winstoogmerk) uitoefent waarbij goederen worden geleverd of diensten worden verricht. En is bijvoorbeeld een kerkfabriek btw-plichtig? Meer hierover op deze website van FOD Financiën.  

Heb je een kleine onderneming met een omzet lager dan 25.000 euro, dan ben je wel btw-plichtig maar kan je een vrijstelling van btw aangiftes aanvragen. 

Voordelen vrijstelling btw?
Geniet je als freelancer, zelfstandige of kleine onderneming vrijstelling van btw, dan heb je geen uitstaans met de btw. Je bent niet btw-plichtig en rekent dus geen btw op factuur, je dient geen btw-aangiften in en houdt geen btw-boekhouding bij. Het gebruik van een facturatieprogramma of een zelfgemaakt factuurboek en facturen die je manueel uitschrijft of opstelt in Excel volstaat. 

Nadelen?
Ingeval van btw-vrijstelling, mag je je klanten geen belasting over toegevoegde waarde aanrekenen. Daar staat tegenover dat je de op de ontvangen factuur vermelde belasting, niet mag aftrekken.

Ben je btw-plichtig? Dan heb je een btw-nummer nodig. Of liever: een btw-hoedanigheid die gekoppeld is aan je ondernemingsnummer. 

Meer informatie over: 

• wat precies het verschil is tussen je ondernemingsnummer en je btw-nummer; 
• hoe je ze allebei in één moeite door kunt aanvragen.

Het normale btw-tarief bedraagt 21%. Daarnaast is er een tarief van 6%, dat onder meer geldt voor bepaalde renovatiewerken, landbouwproducten, bepaalde voedingsmiddelen, alcoholvrije dranken, bepaalde geneesmiddelen, boeken en bepaalde tijdschriften. Het btw-tarief van 12% geldt onder meer voor steenkool en voor abonnementen op betaaltelevisie. Op de website van de federale overheid vind je een overzicht van de btw-tarieven.

Als btw-plichtige zelfstandige moet je btw aanrekenen aan je klanten, maar heb je zelf recht op btw-aftrek. Dat betekent dat je geen btw hoeft te betalen op goederen en diensten die je voor je eigen zaak aankoopt. In de praktijk komt het er meestal op neer dat je bij je aankoop btw betaalt aan je leverancier. Later mag je dat bedrag wel in mindering brengen als jij de btw die je aan jouw klanten hebt aangerekend, moet betalen aan de schatkist. Een hele boekhouding, zoals je ziet. 

Je houdt je btw-boekhouding bij op papier of elektronisch. De btw-boekhouding omvat: 

• een inkomend en uitgaand factuurboek
• een dagontvangstenboek
• een tabel van bedrijfsmiddelen

Houd je je boekhouding bij op papier, dan moet je daarvoor gebruik maken van speciale ingebonden en ingenaaide registers waarop vermeld staat hoeveel gedrukte bladzijden het register bevat. Die registers kan je krijgen bij een drukker. Samen met je register krijg je een identificatieformulier.

Dat vul je in vóór je het register voor het eerst gebruikt en lever je af bij het ondernemingsloket. Het bevat de naam van je onderneming, je ondernemingsnummer, het doel van de boeken en de plaats in de reeks, het aantal bladzijden van de registers plus de naam en het ondernemingsnummer van de drukker. Vergeet niet dat het ondernemingsloket dit formulier voor je bijhoudt.

Nu duiken we even dieper in de voorschriften van het btw-wetboek. 

Op regelmatige tijdstippen moet je een aangifte doen van je activiteiten. Wanneer? Dat hangt af van je jaaromzet en je sector:

• Draai je een jaaromzet > 2.500.000 euro: 
  maandelijkse aangifte, uiterlijk op de 20ste van de maand na de maand waarop de handelingen betrekking hebben. 

• Draai je een jaaromzet < 2.500.000 euro: 
  je kan kiezen voor een kwartaalaangifte, uiterlijk op de 20ste van de maand na het betreffende kwartaal. Kies je voor een kwartaalaangifte, dan moet je wel voorschotten betalen.

In de volgende sectoren kan je alleen kiezen voor kwartaalaangiften als je jaaromzet maximum 250.000 euro bedraagt: 

• minerale oliën 
• toestellen voor mobiele telefonie en computers, hun randapparatuur, toebehoren en onderdelen 
• landvoertuigen uitgerust met een motor onderworpen aan de reglementering betreffende de inschrijving van voertuigen

Vanaf 2009 zijn alle Belgische bedrijven die om het kwartaal hun btw-aangifte doen, verplicht om die aangifte elektronisch te doen. Dat zijn ook de bedrijven met een omzet van minder dan een miljoen euro. Je moet dan ook... 

• een jaarlijkse listing indienen van je verkopen aan Belgische btw-plichtige afnemers;
• per kwartaal een intracommunautaire listing indienen;
• boeken en stukken bewaren;
• een aangifte doen als je je activiteiten wijzigt of stopzet.