BTW vrijstelling: Alles wat je moet weten

Ben je een kleine onderneming en vraag je je af of je in aanmerking komt voor een btw-vrijstelling?

Voor kleine ondernemingen is de enige voorwaarde om vrijgesteld te worden van btw een omzetcijfer lager dan 25.000 euro. Dan ben je wel btw-plichtig, maar kan je een vrijstelling van de aangiftes vragen. Je hoeft dan geen btw aan te rekenen en je moet ook geen btw-aangifte indienen. Het gaat dus om een vereenvoudigde btw-regeling met minimale verplichtingen, op maat van kleinere ondernemingen.

Ben je zelfstandig in bijberoep? Dan geldt dezelfde regel van btw-vrijstelling voor jouw onderneming. Zelfstandigen in bijberoep kunnen dus ook vrijgesteld worden van btw wanneer hun omzet lager is dan 25.000 euro.

Opgelet: houd bij je omzet berekening rekening met een volledig jaar. Indien je nog geen volledig jaar werkzaam bent herberekent de overheid je omzet. Hoe bereken je zelf je jaaromzet voor btw-vrijstelling? Gebruik hiervoor de formule:

jaaromzet = aantal dagen actief x 25.000 euro / 365.

Voorbeeld: Start je op 1 juli 2025 met je onderneming? Dan werk je nog 184 dagen dat jaar. Je toegestane omzet voor btw-vrijstelling is dan:

184 x €25.000 / 365 = €12.603.

Bepaalde vrije beroepen, beroepen met een sociaal karakter en specifieke diensten zijn vrijgesteld van btw-plicht. Hieronder vind je enkele voorbeelden:

• Medische en paramedische beroepen: artsen, tandartsen, kinesisten, verplegers, vroedvrouwen, verpleegkundigen, diëtisten, …
• Onderwijsinstellingen: scholen, universiteiten en instellingen voor beroepsopleidingen
• Sociale diensten: gezinshulp, ziekenfondsen, instellingen voor mindervaliden, instellingen voor bejaardenzorg.
• Culturele en sportieve organisaties: Toneelgezelschappen, orkesten, sportverenigingen,

Deze lijst van beroepen is niet volledig. Wil je zeker weten of jouw beroep onder de vrijstellingsregeling valt? Raadpleeg dan het btw-wetboek (artikel 44). Zo is bijvoorbeeld het aanbieden van onderwijs vrijgesteld van btw, maar die vrijstelling geldt niet voor commerciële ondernemingen die onderwijs aanbieden – in de vorm van workshops bijvoorbeeld. Ook een zelfstandig helper is in principe btw-plichtig. Er geldt wel een uitzondering voor de familiale helper: iemand die onder leiding van verwanten werkt in het kader van een familiebedrijf is vrijgesteld en hoeft geen btw-activatie aan te vragen.

Leveringen aan landen buiten de EU zijn vaak vrijgesteld van btw, mits je kunt aantonen dat de goederen daadwerkelijk zijn uitgevoerd.

Wanneer je goederen levert aan een btw-plichtige klant in een ander EU-land, hoef je geen btw aan te rekenen. Let op: als je jaarlijks meer dan €11.200 aankopen doet in andere EU-landen, verlies je de vrijstellingsregeling.

Opgelet: wanneer je voor meer dan 11.200 euro per jaar aankopen doet in andere EU-landen kan je niet meer genieten van de vereenvoudigde vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.

Heel wat stichtingen en verenigingen komen in aanmerking voor btw-vrijstellingen.

Bijvoorbeeld sport- en cultuurinstellingen, fondsenwervende instellingen of onderwijsinstellingen zijn vrijgesteld van btw.

Komt jouw vzw of stichting in aanmerking voor vrijstelling van btw?

Hoewel een btw-vrijstelling veel voordelen biedt, zijn er ook administratieve verplichtingen:

• Vermeld op je factuur: "Kleine onderneming, onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk."
• Houd een dagboek van ontvangsten bij (voor verkopen aan particulieren).
• Maak een tabel van bedrijfsmiddelen.
• Doe jaarlijks een opgave van je omzet.
• Nummer en bewaar je facturen

Tip: Hulp nodig bij de administratie? Onze experts staan voor je klaar.

Voordelen

• Je wordt goedkoper voor je klanten of je kan een hogere winstmarge nemen. Omdat je geen btw dient te rekenen naar je klanten kunnen je prijzen tot 21% goedkoper zijn. Dit is een groot concurrentieel voordeel.
• Geen periodieke betalingen aan de belastingdienst en dus ook minder kans op btw controles.
• Minder administratie, minder complexe facturatie en dus lagere boekhoudkosten.

Nadelen

• De kosten zijn hoger voor jou: Je rekent geen btw aan je klanten maar jouw leveranciers rekenen die wel aan jou aan.
• Sommige klanten (die btw-plichtig zijn) verkiezen facturen inclusief btw te ontvangen zodat ze die kunnen recupereren.
• En er zijn nog steeds wettelijke verplichtingen die je dient na te komen:

• verplichte aangifte doen van de aanvang, wijziging en stopzetting van je activiteiten
• vrijgesteld van btw vermelden op je factuur: “Kleine onderneming, onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk”
• een jaarlijkse opgave van je afnemers-belastingplichtigen als je omzet aan deze btw-plichtige afnemers hoger is dan € 250
• je facturen nummeren en bewaren
• een tabel van je bedrijfsmiddelen opmaken en een boek voor bepaalde handelingen bijhouden

Op de vrijstelling van btw voor kleine ondernemingen geldt een belangrijke uitzondering. Ondernemingen die actief zijn in één van deze 3 sectoren kunnen er - ongeacht hun jaaromzet - geen beroep op doen.

1. bouwsector en werken in onroerende staat (bouw, tuinaanleg, civieltechnische werken, …),
2. de horecasector, als er gebruikt wordt gemaakt van een geregistreerd kassasysteem
3. bepaalde activiteiten van afvalverwerking.

Wil jij een wijziging doorgeven aan de btw administratie?