Het opstellen van een bedrijfspolicy

Hoewel de meeste regels tussen werkgever en medewerkers zijn vastgelegd in cao’s en arbeidsreglementen circuleren er in ieder bedrijf nog heel wat ongeschreven regels. Denk: afspraken over thuiswerk, over het lezen van e-mails na de werkuren of over het privégebruik van bedrijfswagens. Om verwarring en discussie te vermijden, leg je die richtlijnen het best vast in een bedrijfspolicy.

Een bedrijfspolicy is een document waarin je de afspraken over een bepaald onderwerp neerschrijft. Deze afspraken en richtlijnen zijn bindend, maar eenzijdig opgesteld. Dit wil dus zeggen dat het geen overeenkomst is tussen medewerker en werkgever, maar dat jij als werkgever zelf bepaalt welke regels je in die policy opneemt.

Denk eens na: over welke onderwerpen bestaan er in jouw bedrijf zoal regels die je nog niet hebt neergeschreven? Dit zijn enkele van de meest voorkomende:

• Bedrijfswagens
• Thuiswerk
• Gedragscodes of charters over alcohol- en druggebruik
• Onkostenvergoedingen
• E-mails
• Privacy

Het valt te overwegen om deze vast te leggen in een specifieke policy.

Maar waarom zou je deze regels niet gewoon opnemen in je arbeidsreglement? Simpel: omdat je voor het aanpassen van een arbeidsreglement een strikte en lange procedure moet volgen. Zo moet je bijvoorbeeld via de ondernemingsraad of een ander overlegorgaan een overleg met je medewerkers organiseren. Daarnaast moet je de wijzigingen ook neerleggen bij de inspectiedienst Toezicht op Sociale Wetten. Kortom: het is veel eenvoudiger én sneller om een bedrijfspolicy op te stellen.

Als je een nieuwe bedrijfspolicy opstelt, moet je die door je medewerkers laten ondertekenen - ze is dan precies zo bindend als een gewone arbeidsovereenkomst. Daardoor mag je ook sancties opleggen als je medewerkers de regels niet naleven.

Je zet je policy’s best samen op één centrale plek, zoals je intranet. Is er toch een discussie over een of ander onderwerp? Dan kan je je medewerker snel doorverwijzen naar het document.