Embaucher un étudiant jobiste ? Coûts et conditions du travail étudiant

L’embauche d’un étudiant jobiste pendant les pics d’activité est souvent plus intéressant pour un employeur que le recours à des flexi-jobs. Toutefois, elle s’accompagne d’une multitude de démarches administratives. Acerta regroupe l’ensemble des obligations, avantages et conditions d’une politique solide en matière de travail étudiant au sein de votre organisation ! 

Embaucher un étudiant pendant les pics d’activité ou les périodes de vacances est une bonne idée. En effet, vous ne payez qu’une cotisation de solidarité sur leur salaire brut.  

Il existe toutefois quelques conditions : 

• L’étudiant doit avoir au moins 15 ans et avoir terminé les deux premières années de l’enseignement secondaire. À défaut, il devra attendre ses 16 ans. 

• L’étudiant inscrit a un statut principal d’étudiant dans une école secondaire, un établissement d’enseignement supérieur ou se prépare à un examen devant le jury central.  

• Il n’y a pas d’âge maximal. 

En raison de cette disposition légale, les étudiants des cours du soir ne relèvent malheureusement pas du champ d’application.  

Aucune disposition de la législation sociale n’interdit aux étudiants de travailler à la caisse, même s’ils ont moins de 18 ans. Si vous avez un magasin, vous pouvez donc valablement engager un étudiant de 16 ans pour tenir la caisse. Ne perdez cependant pas de vue que la responsabilité personnelle, tant civile que pénale, n’est acquise qu’à partir de l’âge de 18 ans. Vous constatez un vol ? Dans ce cas, il est plus difficile de tenir le mineur pour responsable. Par conséquent, veillez à bien cerner votre étudiant jobiste ! 

La plupart des étudiants que vous occupez relèvent du statut d’étudiants jobistes. Ils peuvent travailler pour vous 600 heures par an en bénéficiant d’un statut avantageux au niveau de l’ONSS et de la fiscalité. Mais vous pouvez aussi avoir recours à vos étudiants comme travailleurs occasionnels, avec un contrat d’étudiant écrit.  

Un travailleur occasionnel peut travailler maximum 50 jours en vertu de ce statut et jamais plus de deux jours consécutifs chez le même employeur. Un régime similaire s’applique à l’agriculture et à l’horticulture, avec un maximum de 30 et 65 jours respectivement (éventuellement avec des jours supplémentaires dans la culture des chicons ou des champignons). Les cotisations ordinaires à l’ONSS, elles, sont calculées sur le forfait journalier respectif pour l’agriculture ou l’horticulture.  

Vous pouvez même combiner librement le statut d’étudiant jobiste et de travailleur occasionnel, mais pas simultanément. La cotisation de solidarité que vous payez pour un étudiant jobiste reste toutefois plus avantageuse que le forfait ONSS lié au travail occasionnel. 

Un étudiant jobiste est également libre de combiner les revenus perçus en tant qu’étudiant-indépendant avec les revenus perçus comme étudiant jobiste, pour autant qu’il ne travaille pas plus de 600 heures sous contrat d’étudiant. 

Les jeunes peuvent aussi endosser la casquette de moniteurs ou d’animateurs dans le secteur socioculturel, comme dans les plaines ou les camps sportifs. En principe, ils peuvent travailler maximum 25 jours par an avec des contrats journaliers. Le principal avantage ? Vous ne devez pas payer de cotisations de sécurité sociale sur le salaire pour ces journées, à condition que l’occupation soit déclarée à l’aide d’une Dimona de type A17. Ce statut est cumulable avec le régime favorable des étudiants jobistes, moyennant quelques dispositions spécifiques dans le contrat de travail. 

Tout jeune peut travailler comme bénévole à partir de l’année de ses 16 ans. Attention : les étudiants jobistes peuvent uniquement faire du bénévolat si les activités en question ne se situent pas dans le prolongement des activités qu’ils exécutent normalement dans le cadre de leur contrat d’étudiant. Une fonction de bénévole n’est jamais rémunérée ; vous pouvez seulement proposer une indemnité de défraiement.  

En principe, les étudiants n’entrent pas en considération pour le travail associatif. Ou du moins, seulement lorsqu’un étudiant a été actif en tant que travailleur pendant au moins un jour au cours des 12 à 9 mois précédant le début du travail associatif (via un contrat journalier article 17) et s’il est âgé d’au moins 18 ans. Vous payez une indemnité minimale de 5,10 euros par heure, sur laquelle seules des retenues (para)fiscales limitées sont dues.  

Vous engagez quelqu’un sous contrat FPI ? Dans ce cas, d’autres règles s’appliquent. Apprenez-en davantage ici. 

Les mineurs soumis à une obligation scolaire à temps partiel peuvent entrer en considération comme étudiants jobistes, à quelques conditions.  Depuis le 1er juillet 2017, cela vaut aussi pour les jeunes dans un système de formation en alternance. Vous pouvez donc embaucher un stagiaire et le faire revenir comme étudiant jobiste durant l’été. Les conditions cumulatives suivantes doivent néanmoins être remplies : 

• l’étudiant suit un enseignement comprenant d’une part une formation théorique dans un établissement scolaire ou centre de formation mis en place, subventionné ou reconnu par les autorités compétentes et d’autre part une formation pratique sur un lieu de travail ; 

• le contrat étudiant est conclu avec un autre employeur que celui chez qui il suit sa formation pratique sur le lieu de travail. Cette règle ne s’applique pas aux mois de juillet et d’août, afin que le jeune puisse également effectuer un travail de vacances chez son maître de stage ; 

• les prestations en tant qu’étudiant ont lieu en dehors des heures obligatoires à l’école ou sur le lieu de travail ; 

• l’étudiant ne touche pas d’allocation de chômage ou d’insertion. 

En 2023 et 2024, un étudiant jobiste peut travailler un maximum de 600 heures par année civile en bénéficiant du tarif préférentiel. N’oubliez donc pas de demander à votre étudiant une attestation afin de vérifier si ces heures n’ont pas été prestées ailleurs pendant l’année ou n’ont pas été réservées par un autre employeur. 

Le salaire que vous versez à votre étudiant est fixé dans la CCT conclue par la commission paritaire dont relève votre entreprise. Il n’y a pas de barèmes spécifiques pour les étudiants ? Dans ce cas, ils ont droit au salaire mensuel moyen. Un étudiant jobiste touche aussi une indemnité pour les déplacements domicile-lieu de travail et une indemnité de défraiement.  

Pour la prime de fin d’année et les autres avantages extralégaux (outre l’indemnité de défraiement ou les frais de déplacement), il est également préférable de vérifier les prescriptions de la commission paritaire. Le barème ne précise rien ? Ils ont alors exactement les mêmes droits que les autres travailleurs. L’accès à une prime de fin d’année ou à d’autres avantages extralégaux dépend souvent d’une ancienneté minimale dans l’entreprise, y compris pour les étudiants. 

L’embauche d’un étudiant jobiste est avantageuse sur les plans fiscal et social lorsque l’étudiant preste maximum 600 heures par an. Cela ne change pas pour 2023 et 2024. Sur ces heures prestées, l’employeur ne paie qu’une cotisation de solidarité de 5,42 %. En outre, 2,71 % sont à la charge de l’étudiant. Ces 600 heures sont exonérées de précompte professionnel, mais pas de l’impôt final de l’étudiant. Par conséquent, l’étudiant est soumis à l’impôt sur le revenu sur la rémunération nette imposable dépassant la quotité du revenu exemptée d’impôt. 

Un étudiant travaille plus de 600 heures ? On parle alors d’étudiant travailleur et non d’étudiant jobiste, et les cotisations de sécurité sociale ordinaires s’appliquent dès la 601e heure. En ce qui concerne les allocations familiales, les étudiants en Flandre peuvent prester jusqu’à 600 heures de travail étudiant en 2023 et 2024 sans suspension de leur droit au Groeipakket. 

Dans le secteur des soins de santé, les heures qu’un étudiant preste durant le premier trimestre de 2023 sont totalement neutralisées. Cela signifie qu’elles ne sont pas imputées sur le contingent des étudiants. De plus, la rémunération gagnée n’est pas prise en compte pour déterminer si une personne peut encore être à charge. 

Demandez une déclaration sociale Dimona STU en temps voulu pour les étudiants jobistes. En cas de retard, vous perdez l’avantage des cotisations de solidarité. Faites-le donc avant que l’étudiant jobiste ne commence à travailler chez vous.  

Une fois le statut déterminé et la déclaration Dimona en ordre, vous pouvez passer à la rédaction du contrat de travail. Vous le faites par écrit, en deux exemplaires. Il s’agit toujours d’un contrat à durée déterminée, sans durée maximale. Votre étudiant jobiste reste à vos côtés pendant plus de deux mois ? Les règles relatives au travail étudiant expirent alors. Pour les étudiants qui passent par une agence d’intérim, cette dernière reste l’employeur et vous êtes soumis tant à la législation sur le travail étudiant qu’à celle sur le travail intérimaire. Remettez également un règlement de travail à l’étudiant lors de la signature du contrat.  

Une période d’essai est une période au début du contrat de travail au cours de laquelle l’employeur et le travailleur peuvent mettre fin au contrat sans délai de préavis ni indemnité.  

Les trois premiers jours de tout contrat étudiant constituent la période d’essai. Attention : il s’agit de jours effectivement prestés, et non de jours calendrier. Depuis le 10 novembre 2022, vous devez obligatoirement mentionner la durée et les conditions de la période d’essai dans le contrat de travail pour les étudiants si vous souhaitez y avoir recours. 

Vous voulez résilier le contrat après le deuxième jour de la période d’essai ? C’est possible. Veillez à envoyer une lettre recommandée à l’étudiant l’informant que vous souhaitez mettre fin au contrat de travail pendant la période d’essai, sans préavis ni indemnité. Veillez à ce que l’étudiant ne vienne pas travailler un jour supplémentaire en plus des trois jours de période d’essai.  

• Si, en tant qu’employeur, vous résiliez un contrat d’une durée inférieure à un mois, le délai de préavis est de trois jours.  

• Lorsque la durée du contrat est supérieure à un mois, le  délai de préavis correspond à sept jours.  

• L’étudiant résilie le contrat ? Le délai de préavis est d’un jour pour un contrat de moins d’un mois, contre trois jours pour un contrat de plus d’un mois. 

Un travailleur malade a droit au salaire garanti. La situation de votre étudiant dépend de son statut (ouvrier ou employé) et de la durée de son contrat de travail. Un étudiant ouvrier n’a droit au salaire garanti en cas de maladie que s’il était en service depuis au moins un mois ininterrompu au moment où il est tombé malade. Nous comptons au jour le jour. À cet égard, vous êtes également tenu de souscrire une assurance contre les accidents du travail pour les étudiants jobistes. 

L’étudiant est lié à un contrat de travail et relève de la loi relative aux contrats de travail et de la loi relative aux jours fériés du 4 janvier 1974. Cette loi prévoit dix jours fériés légaux. Si un jour férié tombe durant la période au cours de laquelle l’étudiant travaille pour vous, il peut rester à la maison et vous lui versez un salaire de jour férié. Si l’étudiant travaille à temps partiel, vous ne devrez payer que les jours fériés coïncidant avec son horaire. Si le jour férié tombe durant une période de suspension de l’exécution du contrat de travail (p. ex. en cas de maladie), le droit au salaire de jour férié dépend de la cause de la suspension.  

En outre, l’étudiant a droit au salaire de jour férié pour les jours fériés tombant dans les 30 jours suivant le début de la suspension. Ce droit est limité au salaire pour les jours fériés tombant dans les 14 jours suivant le petit chômage ou un cas de force majeure temporaire, par exemple. Lorsqu’un jour férié tombe après la fin du contrat de travail, l’étudiant peut dans bien des cas encore bénéficier du salaire de jour férié. Ce droit dépend de la durée de la période durant laquelle il était en service. Moins de 15 jours ? Le droit expire. Vous ne devez pas non plus payer le jour férié en cas de résiliation pour motif grave ou de démission de l’étudiant jobiste. Les étudiants n’ont pas droit aux congés payés, puisqu’ils ne paient pas de cotisations de sécurité sociale.