Enregistrement du temps

L’enregistrement du temps est un système qui permet aux employeurs de suivre quand leurs travailleurs commencent et terminent leur journée de travail ou leur service. Un tel système a déjà été utilisé dans de nombreuses entreprises sous la forme d’une pointeuse. Depuis peu, la demande d’un système d’enregistrement du temps (par exemple via une application) a augmenté, notamment en raison de l’essor du télétravail. Dans cet article, nous vous communiquons l’ensemble des informations, droits et obligations actuels concernant l’enregistrement du temps. 

L’idée qui se cache derrière la pointeuse, ou tout autre système d’enregistrement du temps, est double : d’une part, le système protège le travailleur des exigences déraisonnables de l’employeur (heures supplémentaires, trop peu de pauses) et, d’autre part, il donne à l’employeur un aperçu des heures de travail du personnel. 

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur l’administration du personnel, lisez aussi cet article.  

Bien qu’une obligation générale d’enregistrement du temps n’ait pas encore été introduite, le droit du travail belge prévoit déjà quelques mesures de contrôle. Vous ne disposez pas d’un système d’enregistrement du temps ? Vous ne commettez pas forcément une faute, selon le tribunal du travail.

Pour certaines entreprises, l’enregistrement des heures de travail n’apporte aucune plus-value. Mais par exemple, lorsque vous appliquez des horaires flottants (votre travailleur décide lui-même du début et de la fin de sa journée de travail) vous devez obligatoirement avoir un système d’enregistrement du temps. L’utilisation d’un outil automatisé est certainement aussi recommandée pour les entreprises dotées d’un effectif important, qui ont recours aux horaires flexibles ou qui consacrent énormément de temps à leur planification et administration du personnel. 

La loi impose l’utilisation d’un système d’enregistrement du temps dans les cas suivants :  

- L’utilisation obligatoire d’un système d’enregistrement du temps en cas d’horaires flottants. Depuis le 1er juillet 2024, le Code pénal social contient en outre explicitement des sanctions si vous n’appliquez pas un enregistrement du temps correct en cas d’horaires flottants. 

- L’enregistrement obligatoire de toutes les dérogations à l’horaire normal des travailleurs à temps partiel dans un registre des dérogations. L’employeur peut remplacer ce registre des dérogations par un système d’enregistrement du temps. 

- Certains secteurs imposent une forme d’enregistrement du temps (p. ex. le secteur des transports). 

Autres mesures prévues par la loi pour garantir des heures de travail correctes pour les travailleurs : 

- Les heures supplémentaires sont soumises à des règles strictes. 

- Vous pouvez autoriser vos travailleurs à travailler de manière variable, dans certaines limites. En savoir plus sur les horaires variables. 

- Mention de tous les horaires de travail possibles dans le règlement de travail. 

- … 

Vous souhaitez instaurer un système d’enregistrement du temps ? Dans ce cas, vous devez l’inclure dans votre règlement de travail et modifier votre règlement existant. Annoncez ce changement à vos travailleurs en temps utile et expliquez-leur vos intentions et vos attentes à cet égard. Vous éviterez ainsi qu’ils deviennent méfiants ou aient l’impression d’être contrôlés. Il existe plusieurs outils qui fonctionnent comme une pointeuse numérique. Acerta collabore avec bookU, un outil convivial d’enregistrement du temps et de planification.  

Cela vous permet de numériser encore plus votre entreprise. 

Grâce à ces outils numériques, vos travailleurs peuvent aussi pointer à distance. Établissez des accords clairs à ce sujet, tant verbalement que dans le règlement de travail. Vous voulez que vos travailleurs pointent et dépointent à heure fixe ? Ou vous leur donnez la possibilité de commencer leur journée de travail à un autre moment, tant qu’ils prestent leurs heures ? Discutez également du cas des heures supplémentaires, de la personne qui doit être informée/donner son autorisation au préalable et du moment où le temps de travail supplémentaire sera compensé.  

L’enregistrement du temps numérique et automatisé offre des tas d’avantages :  

• Un système d’enregistrement du temps est neutre et crée un climat de confiance, 

• Il est facile de programmer les jours de congé et les autres absences,  

• Il vous permet d’obtenir une vue d’ensemble de la planification de votre personnel en un coup d’œil,  

• Vous automatisez et optimisez vos processus RH et l’administration des salaires,  

• Vous économisez du temps et donc de l’argent. 

Acerta collabore avec bookU, un outil de planification et d’enregistrement du temps qui est entièrement intégré dans l’outil de payroll. 

Vos travailleurs travaillent régulièrement à distance ? N’oubliez pas non plus de vous pencher sur la réglementation en matière de travail hybride. 

La pointeuse n’a pas été créée à des fins de contrôle : au contraire, elle vise à protéger les droits du travailleur et à garantir plus de transparence et de flexibilité.  

En fin de compte, il est question de confiance mutuelle et de bien-être du personnel. L’enregistrement du temps, le contraire de la flexibilité ? Pas du tout. La pointeuse vous permet justement de miser davantage sur le travail flexible.

La pointeuse permet de gérer plus facilement le télétravail et le travail hybride, y compris pour le travailleur. Si vous voulez donner à votre personnel la possibilité de réaliser ses heures de travail comme il l’entend (et dans les limites des possibilités légales), un système d’enregistrement du temps constitue une aide précieuse. La transparence est assurée pour les deux parties et l’administration est simplifiée. Grâce à un meilleur équilibre vie privée-vie professionnelle, vos travailleurs se sentent mieux dans leur peau, ce qui se reflète aussi dans les résultats de votre entreprise.  

Par ailleurs, il vaut mieux connaître les règles relatives aux heures supplémentaires si vos travailleurs en prestent. 

Vous pouvez envisager d’accorder encore plus de flexibilité à vos travailleurs en les laissant choisir la manière dont ils souhaitent que leur temps et leur énergie supplémentaires soient rémunérés. Si l’un souhaite plus de congés, l’autre préfère une rétribution, ou encore un plan de leasing de vélo ou un autre incitant pratique. Vous montrez ainsi que l’enregistrement du temps n’est pas lié au contrôle, mais au bien-être. Vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités du plan cafétéria ? Nous serons ravis de vous informer. 

Adaptation de l’alinéa « Plan cafétéria » 

Le travailleur aux commandes de sa rémunération 

Vous pouvez envisager d’accorder encore plus de flexibilité à vos travailleurs en les laissant choisir la manière dont ils souhaitent que leur temps et leur énergie supplémentaires soient rémunérés. Si l’un souhaite plus de congés, l’autre préfère une rétribution : 

• Par l’intermédiaire d’un plan cafétéria, vous pouvez donner à votre travailleur la possibilité de convertir les jours de vacances extralégales en un autre avantage salarial ou, inversement, de convertir un autre avantage salarial en vacances supplémentaires. Vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités du plan cafétéria ?Nous serons ravis de vous informer..
•  Pour 91 heures (ou un nombre supérieur déterminé par le secteur ou l’entreprise), votre travailleur peut choisir de se faire payer les heures supplémentaires prestées dans le cadre d’un surcroît extraordinaire de travail ou d’une nécessité imprévue au lieu de prendre un repos compensatoire. 
• En mettant l’épargne-carrière en œuvre dans votre entreprise, vous offrez entre autres à votre travailleur la possibilité d’épargner des heures supplémentaires volontaires en vue d’une absence rémunérée à une date ultérieure. 

Vous montrez ainsi que l’enregistrement du temps n’est pas lié au contrôle, mais au bien-être.