Hoge energiefacturen en stijgende inflatie: wat kunnen bedrijven doen?

• Kan mijn medewerker zelf beslissen om opnieuw meer naar kantoor te komen?
• Kan je als werkgever beslissen dat je medewerkers meer thuis moeten werken?

Je kan niet eenzijdig de plaats van tewerkstelling wijzigen. Het is immers een essentiële voorwaarde van de arbeidsrelatie. Alleen in onderling akkoord zijn er aanpassingen mogelijk.

Heb je in je onderneming al thuiswerkregels uitgerold, waarbij je medewerkers een aantal dagen op kantoor verwacht worden en een aantal dagen kunnen thuiswerken? In principe liggen deze afspraken vast in een schriftelijke telewerkbijlage bij de arbeidsovereenkomst en/of in een ondernemings-cao. Indien je de afspraken wil wijzigen, dan moeten die wijzigingen ook daarin opgenomen worden.

• Kan je medewerker een extra bijdrage vragen als hij meer thuiswerkt of blijft thuiswerken dit najaar?

Wanneer je medewerker structureel en regelmatig thuiswerkt, kan je hem een thuiswerkvergoeding toekennen. Deze dekt onder meer de kosten van verwarming en elektriciteit op de thuiswerkplek. Ken je deze toe, dan is deze ook mee opgenomen in jullie telewerkovereenkomst. Ook hier zijn enkel aanpassingen mogelijk in wederzijds akkoord.

Beslis je om een hogere thuiswerkvergoeding toe te kennen? Dan kan je sinds 1 september maximaal 142,95 euro per maand toekennen, vrij van de RSZ en belastingen. Je hoeft het bedrag ook niet te prorateren voor je deeltijdse medewerkers.

Let wel, je kan geen hogere thuiswerkvergoeding toekennen aan een individuele werknemer. De toekenning moet steeds gebeuren aan objectief te onderscheiden personeelscategorieën.

• Kan je ook op een andere manier tussenkomen in de energiefactuur van thuiswerkers?

De thuiswerkvergoeding is de meest voor de hand liggende tussenkomst. Andere tussenkomsten – bijvoorbeeld onder de vorm van een energiepremie – zijn op vandaag (nog) niet wettelijk omkaderd. Wens je een maandelijkse premie toe te kennen, dan is deze vooralsnog loon en onderworpen aan RSZ-bijdragen en belastingen.

Ook de gratis terbeschikkingstelling van elektriciteit en verwarming geniet sinds begin dit jaar niet langer van een voordelig statuut. Wens je dat te doen, dan wordt er een voordeel berekend voor je medewerker op de werkelijke waarde.

• Mogen mijn medewerkers in bijvoorbeeld een sporthal van hun gemeente werken i.p.v. thuis en hebben ze dan recht op een thuiswerkvergoeding?

De thuiswerkvergoeding geniet enkel het parafiscaal gunstige statuut als je medewerker reële kosten maakt én in zijn privéwoning werkt. Meestal is dat het domicilieadres of de verblijfplaats zoals opgenomen in de telewerkbijlage. Een gemeentelijke sporthal is geen privéwoning. Bovendien maakt de medewerker ook geen kosten thuis die moeten worden vergoed.

Daarnaast is je medewerker enkel beschermd bij een arbeidsongeval dat voorkomt in een aan jou doorgegeven plaats(en) van tewerkstelling. Als werkgever doe je er dus goed aan om regels vast te leggen waar telewerk gepresteerd moet worden.