Hoe kan je je job en de verschillende schoolvakanties in de Franse en Vlaamse gemeenschap combineren?

Tot nu toe konden medewerkers met hun jaarlijkse verlofdagen een groot deel van de vakantieperiodes doorheen het jaar overbruggen. Met de nieuwe regeling zal dit niet langer mogelijk zijn. Dus wat zijn de oplossingen?

Je medewerkers zouden kunnen overwegen om hun ouderschapsverlof op te nemen. Het ouderschapsverlof kan sinds 2019 namelijk in perioden van één week worden opgenomen. De medewerker moet echter aan de nodige voorwaarden voldoen om hiervoor in aanmerking te komen. Eén van deze voorwaarden is dat hij/zij ten minste 12 maanden in dienst van het bedrijf moet zijn. Voor meer informatie, zie de volgende pagina.

Ouderschapsverlof opnemen in periodes van één week is enkel mogelijk als de werkgever hiermee instemt. Hij behoudt dus een zekere controle over de situatie indien het aantal medewerkers dat een dergelijk verlof aanvraagt, de voortzetting van de activiteiten in gevaar brengt.

Indien ouderschapsverlof geen optie is en het jaarlijks verlof reeds is opgebruikt, kan de medewerker overwegen onbetaald verlof aan te vragen. Ook hier is het echter van essentieel belang dat de werkgever toestemming geeft.

De medewerker heeft misschien een kamp of opvangplaats gevonden voor zijn kind(eren), zodat hij kan blijven werken, maar het uurrooster komt niet altijd overeen met de openingstijden van de dagopvang op school. De medewerker kan daarom in de verleiding komen om zijn/haar werktijden aan te passen. Maar, de medewerker mag zijn/haar arbeidstijd alleen op eigen initiatief “verschuiven” als het bedrijf dat voorziet door middel van bijvoorbeeld glijdende werkuren. Deze glijdende uren moeten echter in de arbeidsovereenkomst zijn opgenomen.

Telewerkers daarentegen kunnen overwegen hun werktijden naar eigen goeddunken te verschuiven indien er geen verdere bepalingen in hun arbeidsovereenkomst zijn opgenomen.

Indien het niet om telewerkers gaat en de arbeidsovereenkomst niet in glijdende of flexibele arbeidstijden voorziet, kunnen de werktijden van de medewerkers alleen in onderling overleg tussen werkgever en medewerker worden aangepast. Er zal dus een aanpassing van het arbeidsreglement en een wijziging van de arbeidsovereenkomst moeten worden overwogen, waardoor de arbeidstijd tijdelijk wordt gewijzigd.

Als een medewerker kinderen heeft die zowel in het Frans als in het Nederlands onderwijs volgen, komen de schoolvakanties niet noodzakelijkerwijs overeen, wat de vakantieregeling nog ingewikkelder maakt.  In dit geval zullen de wettelijke vakantiedagen voor de ouders waarschijnlijk niet volstaan om de schoolvakanties te overbruggen, dus wat kan er worden gedaan? De medewerker zou flexibel ouderschapsverlof op wekelijkse basis kunnen overwegen, maar dit zal alleen worden toegekend met de uitdrukkelijke instemming van de werkgever. Hetzelfde geldt voor elke vorm van onbetaald verlof.

Opgelet: als de medewerker van plan is een maand voltijds ouderschapsverlof op te nemen, kan de werkgever dat niet weigeren. De werkgever kan wél om uitstel vragen als de continuïteit van het bedrijf in het gedrang komt.

Wat zijn de opties als de werkgever een collectieve sluitingsperiode invoert overeenkomstig de schoolvakanties in de Vlaamse Gemeenschap, maar deze data niet overeenstemmen met de schoolvakanties van de kinderen van de medewerker?

Collectieve sluitingsperioden in de lokalen van de werkgever kunnen alleen worden opgelegd door een wijziging van het arbeidsreglement. Een dergelijke verandering vereist echter voorafgaand overleg met de medewerkers, afhankelijk van de grootte van de onderneming. Dit overleg is de ideale gelegenheid om de standpunten van de medewerkers en de werkgever op elkaar af te stemmen.

Wanneer de collectieve sluitingsperiode eenmaal is vastgesteld, kan de werknemer daar echter geen bezwaar meer tegen maken, ook al valt die helemaal niet samen met de vakantieperiodes van zijn/haar kinderen. De medewerker kan dan alleen nog gebruik maken van de bovengenoemde mogelijkheden van ouderschapsverlof, tijdskrediet of onbetaald verlof, als hij/zij van zijn/haar gezinsvakantie wil genieten of op zijn/haar kinderen wilt letten.

In ieder geval zal dit jaar meer dan ooit moeten worden gezorgd voor goede communicatie en planning, zodat werkgever en medewerker een (zo goed mogelijk) evenwicht kunnen vinden in dit regionale doolhof.

De zomervakantie is met bijna twee weken worden ingekort. Hoewel dit op het eerste gezicht niet echt problematisch lijkt, zal je als werkgever bijzonder waakzaam moeten zijn om ervoor te zorgen dat niet alle medewerkers op hetzelfde moment vakantie nemen. Deze kortere periode verhoogt het risico dat je werknemers hun verlofdagen op hetzelfde moment willen inplannen immers aanzienlijk. Hoe kan je dus anticiperen op mogelijke problemen?

Stel het vakantierooster zo vroeg mogelijk in het jaar op. Als bepaalde periodes problematisch blijven, ondanks deze planning, kan je in je arbeidsreglement een volgorde van prioriteit bepalen (waarbij je bijvoorbeeld voorrang geeft aan medewerkers met schoolgaande kinderen).

Je zou ook kunnen kiezen voor een rotatiesysteem waarbij een deel van je medewerkers vrije keuze heeft voor hun verlofperiode in de even jaren en het andere deel van je medewerkers zal dan de vrije keuze krijgen in de oneven jaren.

Tot slot zou je er ook voor kunnen kiezen om de verlofperiode te beperken. Werknemers van 18 jaar of ouder hebben echter recht op twee aaneengesloten weken vakantie tussen 1 mei en 31 oktober. Je kan hen dus niet verbieden om 2 weken vakantie op te nemen in deze periode.

Natuurlijk zullen je medewerkerse op hetzelfde moment met vakantie willen gaan, maar zij zijn niet alleen. Ook je klanten zullen in deze kortere vakantieperiode wellicht minder talrijk zijn. Daarom zou je ook een collectieve sluitingsperiode kunnen overwegen. Op deze manier zal het niet langer nodig zijn de zomervakanties van je werknemers in te plannen aangezien alle medewerkers op hetzelfde moment afwezig kunnen zijn zonder de werking van je bedrijf in het gedrang te brengen. Aarzel in dat geval niet om de data van de schoolvakanties van de verschillende gemeenschappen te controleren, om te voorkomen dat bepaalde medewerkers hierdoor in de problemen komen.

Opgelet, als je deze oplossing overweegt, leg je de collectieve sluitingsperiode best vast vóór het einde van het voorgaande jaar. Voor de zomervakantie van 2023 bijvoorbeeld leg je de collectieve vakantieperiode het best uiterlijk op 31 december 2022 vast.