Hoe bescherm je de persoonsgegevens van je medewerkers?
Welke spelregels moet je hanteren bij het verzamelen, het gebruik en de beveiliging van de persoonsgegevens? De Europese dag van de privacy op 28 januari, doet ons even stilstaan bij de procedures die de bescherming van persoonsgegevens moeten garanderen. Ook in de hr-wereld is dit een relevant gegeven, want organisaties hebben vaak allerlei persoonsgegevens van hun medewerkers.
Hier waakt GDPR
Op 25 mei 2018 is de General Data Protection Regulation (GDPR) in werking getreden. Deze Europese Verordening voorziet de spelregels voor het verzamelen, gebruiken en beveiligen van persoonsgegevens. Het gaat over persoonsgegevens van bijvoorbeeld je medewerkers, maar bij uitbreiding ook bijvoorbeeld gegevens van klanten.
Persoonsgegevens zijn een ruim begrip. Het gaat niet enkel om de klassieke gegevens (zoals naam en voornaam), maar ook om verslagen, evaluatieformulieren, foto’s op het personeelsfeest of training, enz.
Volg je de spelregels niet? Dan riskeer je een aanzienlijke boete. Zo werd er een boete van 15.000 euro opgelegd door de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) aan een KMO die weigerde de mailboxen van ex-medewerkers af te sluiten.
Stap voor stap naar een optimale bescherming
De GDPR-materie is een complex gegeven. Het begrippenkader is niet eenvoudig en er zijn verschillende verplichtingen, zoals documentatieplicht en informatieplicht. Werkgevers weten vaak niet waar ze moeten beginnen. Dit stappenplan kan alvast een duwtje in de goede richting geven:
1. Breng de persoonsgegevens in kaart aan de hand van een verwerkingsregister (dataregister).
Dit register vervangt de vroegere aangifte bij de GBA en is een onderdeel van je documentatieverplichting. Bij een eventuele controle mag je de vraag naar dit register zeker verwachten. Het verwerkingsregister moet voortdurend worden geactualiseerd.
2. Breng de rechtsgrond in kaart op basis waarvan de verwerking wordt gedaan.
Er zijn 4 rechtsgronden :
- uitvoering van de overeenkomst;
- wettelijke verplichting;
- gerechtvaardigd belang;
- toestemming van de betrokkene.
Bij de toestemming van de betrokkene stelt men dat deze toestemming vrij moet zijn, expliciet en geïnformeerd.
3. Hou rekening met de bewaartermijnen van deze persoonsgegevens.
De gegevens mogen niet langer bijgehouden worden dan strikt noodzakelijk is. Je moet dus aan de slag met regels eigen aan geldende lokale reglementering om deze bewaartermijnen in kaart te brengen. In het kader van transparantie voorzie je deze bewaartermijnen ook per thema in het verwerkingsregister.
4. Wees je bewust van je informatieverplichting.
Zo moet je je werknemers informeren welke gegevens worden verwerkt, de bewaartermijnen, het recht op informatie indien het nodig is om de gegevens te corrigeren enz.
Als onderdeel van deze informatieverplichting leg je ook vast welke spelregels er intern worden gehanteerd met betrekking tot de omgang van gegevens van klanten, de toegang tot klantengegevens, eventuele sancties bij inbreuken op deze afspraken.
Je kan je in kader hiervan in regel stellen met je informatieverplichting door bijvoorbeeld te werken met een specifieke privacy-policy.
Maak je hr-beleid GDPR-compliant
Maak je hr-beleid GDPR-compliant met een GDPR-adviespakket op maat van je onderneming of volg onze opleiding ‘GDPR en privacy-regels correct toegepast’.
Geschreven door
Juridisch adviseur
