Na de sociale verkiezingen: de installatievergadering

De sociale verkiezingen zijn goed verlopen. Nu is het tijd voor de praktijk. Een doeltreffende werking van de ondernemingsraad (OR) en het comité voor bescherming en preventie op het werk (CPBW) begint met een grondig voorbereide installatievergadering en duidelijke afspraken. Alleen zo kunnen beide overlegorganen constructief aan de slag in en voor je bedrijf.

Om te weten wanneer de installatievergadering moet doorgaan grijpen we terug naar het huishoudelijk reglement:

• is daarin iets bepaald dan wordt dat gevolgd;
• is daarin niets bepaald of is het de eerste keer dan wordt automatisch de wettelijke termijn gevolgd dat de installatievergadering uiterlijk 45 dagen na de verkiezingsdatum moet vallen. Concreet betekent dit voor de huidige verkiezingen tussen 27/06/2024 en 10/07/2024 afhankelijk van jullie verkiezingsdag.

Voor een efficiënt verloop van iedere vergadering is het belangrijk een duidelijke agenda te hebben waar voldoende aandacht aan besteed wordt. Duidelijke agendapunten met korte toelichting erbij in de uitnodiging laten toe dat vergadering nauwgezet kan voorbereid worden wat leidt tot tijdswinst.

1. Kennismaking van de werkgeversvertegenwoordigers en werknemersvertegenwoordigers zodat het ook duidelijk is wie er zetelt naast het ondernemingshoofd (de voorzitter) en wie bij afwezigheid van de voorzitter de vervanging voor zijn rekening gaat nemen.

2. Aanduiding van de voorzitter en de secretaris en het maken van een aantal concrete afspraken omtrent het opstellen en versturen van de uitnodigingen, het opstellen van de notulen / verslagen, hoe en waar deze verslagen bewaard worden etc.

3. Het huishoudelijk reglement wordt toegelicht, besproken en goedgekeurd. Voor ondernemingen voor wie het de eerste keer is, zal er een nieuwe huishoudelijk reglement opgesteld moeten worden. Hier wordt best de nodige aandacht aan besteed aangezien er een heel aantal probleemsituaties in ondervangen kunnen worden door middel van de zogenaamde facultatieve bepalingen.

Concreet betekent dit dat er op deze installatievergadering afspraken worden gemaakt over een aantal topics die ook eventueel terug te vinden zullen zijn in het huishoudelijk reglement:

• De data voor de maandelijkse vergaderingen;
• De datum voor de ondernemingsraad voor de basisinformatie (zijnde uiterlijk 2 maand na het ontvangen van de basisinformatie (informatie die op zich uiterlijk binnen de 2 maanden na de sociale verkiezingen moet bezorgd worden);
• De datum voor de ondernemingsraad voor de jaarinformatie van het voorbije boekjaar te bespreken (EFI);
• De vergaderlocatie;
• Uiterlijk tijdstip van het verzenden van het ontwerp van de notulen;
• De wijze waarop beslissingen worden genomen (unanimiteit / meerderheidspercentage …);
• De regels rond de tijd gespendeerd aan de (voorbereidende) vergaderingen;
• De regels rond uitnodiging van derden / deskundigen;
• Afspraken omtrent het taalgebruik (eventuele vertalingen van verslagen.