OR & CPBW installeren na Sociale Verkiezingen

De sociale verkiezingen zijn goed verlopen. Nu is het tijd voor de praktijk. Een doeltreffende werking van de ondernemingsraad (OR) en het comité voor bescherming en preventie op het werk (CPBW) begint met een grondig voorbereide installatievergadering en duidelijke afspraken. Alleen zo kunnen beide overlegorganen constructief aan de slag in en voor je bedrijf.

De installatievergadering van het CPBW moet uiterlijk binnen de 45 dagen na de verkiezingsdag doorgaan. Ze wordt samengeroepen door de voorzitter van het oude comité. Als het de eerste keer is dat een comité wordt geïnstalleerd, neemt het ondernemingshoofd deze taak op zich. 

Alle werknemersvertegenwoordigers die effectief verkozen zijn en de werkgeversvertegenwoordigers worden uitgenodigd om aanwezig te zijn. Wanneer een effectief lid niet aanwezig kan zijn, mag een plaatsvervangend lid zijn of haar plaats innemen.

Tijdens de installatievergadering word je als ondernemingshoofd benoemd tot voorzitter. Je kunt je voor deze functie ook laten vertegenwoordigen door een ander lid van de werkgeversvertegenwoordiging.

Als voorzitter:

• zorg je voor de goede werking van het comité
• leid je de vergaderingen en besprekingen
• kondig je de genomen beslissingen in je bedrijf aan
• ben je belast met en verantwoordelijk voor de tenuitvoerlegging van de beslissingen

Het hoofd van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk wordt tijdens de installatievergadering aangeduid als secretaris. Die zorgt ervoor dat de leden op tijd worden opgeroepen en alle nodige documenten ontvangen. Hij of zij stelt ook de notulen van de vergadering op.

Tijdens de installatievergadering wordt een huishoudelijk reglement voor het CPBW opgesteld. Een noodzakelijk document voor de goede werking van het comité. Welke punten het huishoudelijke reglement minimaal hoort te omvatten, is bij wet bepaald. Het gaat onder meer over:

• hoe het verloop van een vergadering geregeld wordt
• het aantal vereiste aanwezigen om rechtsgeldig te kunnen beslissen
• de manier waarop werknemers de verslagen kunnen raadplegen

Daarnaast mogen er praktische afspraken in opgenomen worden: waar de vergaderingen doorgaan en in welke taal, inhaalrust …

De installatievergadering van de OR vindt – ervan uitgaande dat er geen beroep wordt ingediend - plaats binnen de 45 dagen na de verkiezingsdag.

Was er bij vorige sociale verkiezingen al een OR opgericht in je onderneming? Dan wordt de eerste vergadering in principe sneller georganiseerd. Deze termijn kan vastgesteld worden in het huishoudelijke reglement.

De installatie van de OR gebeurt met het ondernemingshoofd of door de persoon die door het ondernemingshoofd gemachtigd werd om het voorzitterschap waar te nemen, de werkgeversafvaardiging en de werknemersafgevaardigden. Kan een effectief lid niet aanwezig zijn? Dan mag een plaatsvervangend lid zijn of haar plaats innemen.

De OR wordt voorgezeten door het ondernemingshoofd zelf of door de persoon die door het ondernemingshoofd gemachtigd werd om het voorzitterschap waar te nemen. Hij of zij is onder andere verantwoordelijk voor het organiseren van en het goede verloop van de vergaderingen.

De secretaris wordt gekozen uit en door de werknemersafgevaardigden.

Om geldig te kunnen functioneren moet de OR beschikken over een huishoudelijk reglement. Dit omvat 10 verplichte punten.

1. De termijn waarbinnen een lid van de OR een punt op de agenda registreert
2. De termijn voor de oproeping van een vergadering
3. De inhoud van de oproeping waarin de punten van de agenda vermeld worden
4. De taak van de voorzitter en de modaliteiten van zijn vervanging
5. De taak van de secretaris, de modaliteiten van zijn aanduiding en vervanging
6. De na te leven regels in verband met het verloop van de vergaderingen
7. Hoe de notulen van de vergaderingen op te stellen, hoe ze goed te keuren en hoe ieder lied van de raad ervan in kennis te stellen
8. Hoe het personeel wordt voorgelicht en in kennis gesteld van de activiteiten van de OR
9. Hoe de archieven van de OR bewaard worden en hoe de leden van de OR er inzage in krijgen
10. De procedure tot wijziging van het huishoudelijke reglement. De OR kan het huishoudelijke reglement aanvullen met bepalingen die beantwoorden aan de noden van de onderneming.

Bij de opstart zorg je ervoor dat de OR alle basisinformatie krijgt om zijn opdracht met kennis van zaken te kunnen vervullen. Hierna geef je de OR periodieke informatie – elk kwartaal en jaarlijks. Tussentijds licht je hen meteen in over gebeurtenissen en/of evoluties waar zij weet van moeten hebben (bijvoorbeeld na een brand in de onderneming). In het reglement ontdek je als werkgever welke inlichtingen je moet verstrekken en het tijdstip waarop je die informatie moet doorgeven.

De OR moet maandelijks samenkomen. De personeelsvertegenwoordigers hebben het recht om tijdens de werkuren te vergaderen om deze maandelijkse vergadering voor te bereiden. Daarnaast heeft een gewone vergadering plaats wanneer minstens een derde van de werknemersvertegenwoordigers hier om vraagt.

De OR komt ook samen tijdens bijzondere vergaderingen. Om economische, financiële en sociale aangelegenheden te onderzoeken. Of bij gebeurtenissen of beslissingen met mogelijk een belangrijke economische en financiële weerslag op de onderneming. Ben je als werkgever van plan om over te gaan tot collectieve afdankingen of aanwervingen om economische of technische redenen? Dan moet je de OR samenroepen.

Indien nodig kunnen volgende personen uitzonderlijk deelnemen:

• één of meer specialisten ter zake
• de bedrijfsrevisor
• een sociaal-inspecteur van de algemene directie van de controle op de sociale wetten

Het mandaat van de personeelsafgevaardigden mag geen bijzondere voor- of nadelen voor de betrokkene met zich meebrengen. De gewone en plaatsvervangende werknemersvertegenwoordigers van de OR en het CPBW genieten van een speciale bescherming tegen ontslag, voorafgaandelijk aan de officiële communicatie van de kandidatenlijsten, tijdens de occulte periode en vanaf het moment dat de lijsten bekend zijn en men hierop als kandidaat vermeld staat. Deze bescherming start op de 30ste dag voorafgaand aan dag X (X-30), zijnde de dag van aanplakking van het bericht dat de datum van de verkiezingen aankondigt en eindigt in principe de dag dat de opvolgers geïnstalleerd worden bij de volgende sociale verkiezingen. Dit geldt ook voor de vakbondsafgevaardigden die de opdrachten van het comité uitoefenen als er geen comité werd opgericht in de onderneming.

Ontslag is enkel mogelijk om een dringende reden die de arbeidsrechtbank vooraf aanvaardt, of om redenen van economische of technische aard die het bevoegde paritair comité vooraf erkent.