Lastige gesprekken voeren: hoe doe je dat als leidinggevende?

Ontstaat er op het werk een conflict waarbij je als leidinggevende concrete actie moet ondernemen? Haal even diep adem en weet dat niemand staat te popelen deze taak uit handen te nemen. Negatieve feedback geven of een vervelend gesprek aangaan roept namelijk vaak stress op en daarom vermijden we dergelijke situaties in plaats van ze aan te gaan. Helaas heeft dit binnen een organisatie vaak nefaste gevolgen. Hoe langer je een gesprek uitstelt, hoe meer je op de limieten raakt en dan mondt een rustig gesprek vaak uit tot een heel pittig gesprek, dat je had kunnen vermijden.

Goede communicatie is essentieel, zeker wanneer het over (in)formele gesprekken gaat tussen werkgever en werknemer. Werkgevers hebben doorgaans de perceptie dat ze meermaals per jaar degelijke gesprekken aangaan met hun werknemers, terwijl werknemers dat niet zo ervaren. Maak daarom goed het onderscheid tussen iets wat je terloops meedeelt, een informeel gesprek en een formeel gesprek. Wat is de boodschap en hoe landt die bij je werknemer?

• Let op je lichaamstaal: een confrontatie aangaan is nooit aangenaam en dat zie je helaas ook aan je lichaamstaal;
• Geef geen waslijst aan redenen: focus je op maximaal 3 goede argumenten;
• Geef nooit negatieve feedback waar anderen bij zijn;
• Let op met voorspelbaarheid: neem geen speciale vergaderzalen die enkel gebruikt worden bij onaangename gesprekken.

Wind er geen doekjes om en leg het probleem helder en duidelijk uit. Mix geen lieve boodschappen met een negatieve boodschap want dit werkt verwarrend.

Nadat je het probleem hebt aangekaart zorg je voor vervolgstappen die duidelijk zijn voor je werknemer. Wat wordt er vanaf nu van hem/haar verwacht en wat is hiervoor nodig? Zet de afspraken nadien op mail. Dit toont betrokkenheid en is positief voor de werkgever-werknemer relatie.

Doet er zich een incident voor? Wacht dan niet te lang je werknemer hierover aan te spreken. Dit geeft ook een positief signaal naar de rest van het team.

Het geven van negatieve feedback blijft een lastige kwestie, maar hoe sta je als leidinggevende zelf t.o.v. het krijgen van feedback? Wanneer je zelf moeite hebt met ontvangen van negatieve commentaar is het ook niet vanzelfsprekend deze te geven. Veel managers kunnen niet om met de spanning van feedback geven en de negatieve gevoelens die erbij komen kijken.

Zorg vooral dat op geregelde basis gesprekken tussen werknemer en leidinggevende plaatsvinden en dat het geen drempel vormt.